Für die Engagement Surveys könnt ihr verschiedene Kampagnen & Fragen anlegen, um eure Umfragen so individuell zu gestalten, wie ihr es gerne möchtet.
Kampagnen anlegen
Um eine Kampagne anzulegen, wechselt ihr in den Bereich "Kampagnen". Zunächst findet ihr dort eine Übersicht eurer geplanten, aktiven und abgeschlossenen Kampagnen.
Um eine Kampagne anzulegen, klickt ihr auf "Neue Kampagne".
Gebt eurer neuen Kampagne zunächst einen aussagekräftigen Titel, an dem man die Kampagne erkennen kann. Es kann sinnvoll sein, auch eine Nummer anzugeben.
Hinweis:
Der Titel wird den Nutzern der Kampagne nicht angezeigt.
Um jetzt eine Frage zu eurer Kampagne hinzuzufügen, öffnet ihr auf der linken Seite die Kategorie der Frage (oder sucht nach der Frage in der Suche) und zieht sie anschließend per Drag & Drop auf die rechte Seite in der Reihenfolge, wie sie gefragt werden sollen. Falls ihr eine Frage vermisst und selber hinzufügen wollt, findet ihr weiter unten die Erklärung dafür.
Falls ihr wissen wollt, wie die Fragen innerhalb der Kampagne am Ende für einen Nutzer aussehen, könnt ihr auf "Vorschau" klicken, um eine Vorschau angezeigt zu bekommen.
Als nächstes wählt ihr den Zeitplan eurer Kampagne aus. Legt fest, ob die neue Kampagne einmalig veröffentlicht werden oder ob es sich um eine wiederkehrende Kampagne handeln soll. Für eine einmalig veröffentlichte Kampagne wählt ihr, wann die Kampagne starten soll. Bei einer wiederkehrenden Kampagne, muss das Intervall (einmal pro Woche, einmal pro Monat oder zweimal pro Monat), der Tag und die Uhrzeit der Veröffentlichung festgelegt werden.
Dann entscheidet ihr, ob nicht antwortende Nutzer eine Erinnerung erhalten sollen oder nicht. Ihr habt bei einer gewünschten Erinnerung die Wahl zwischen einer geplanten (ihr definiert den geplanten Zeitpunkt) oder einer intelligenten Erinnerung (drei Tage nach der Veröffentlichung der Kampagne und zwei Tage nach der ersten Erinnerung).
Hinweis:
Auch wenn ihr jetzt noch keine Erinnerung definieren möchtet, habt ihr natürlich jederzeit die Möglichkeit dies manuell nachzuholen.
Wie bereits im Artikel "Engagement Surveys in Haiilo" beschrieben, bieten wir verschiedene Kanäle für die Engagement Surveys an. Welche für eure Kampagne genutzt werden sollen, definiert ihr im Bereich der Benachrichtigungen.
Hinweis:
Wenn ihr hier mehrere Kanäle auswählt, erhalten die einzelnen Nutzer der Zielgruppe die Kampagne ggbfs. über unterschiedliche Kanäle. Dabei wird diese Reihenfolge durchgegangen: Haiilo Timeline, MS Teams, Slack & Email. Das heißt angenommen ihr wählt "Haiilo Timeline" und "Slack" als Kanäle aus, bekommen die Nutzer, welche Zugriff auf die Haiilo Timeline haben, die Kampagne auf diesem Kanal und alle anderen Nutzer ohne Zugriff auf die Haiilo Timeline die Kampagne über Slack.
Bei der Zielgruppe wählt ihr, ob ihr das gesamte Unternehmen oder eine bestimmte Zielgruppe ansprechen möchtet. Für eine spezielle Zielgruppe könnt ihr auf die definierten Filter und Attribute zurückgreifen. Diese lassen sich je nach Bedarf kombinieren.
Und die Add-ons sind wie folgt aufgeteilt:
- Transparenz: Ein Bericht über die Ergebnisse der Kampagne wird automatisch an alle Zielpersonen der Kampagne gesendet.
- Rückerstattung: Eine Übersicht der Zwischenergebnisse wird am Ende der Umfrage angezeigt.
- Anerkennung: Am Ende der Umfrage können Teilnehmer ihre Kolleginnen und Kollegen für ihre Stärken loben.
Wenn ihr diese Kampagne angelegt habt, wird sie entsprechend in der Übersicht angezeigt.
In dieser Übersicht seht ihr die wichtigsten Informationen über eure Kampagnen und könnt folgende Einstellungen für diese öffnen:
- Oberhalb des Titels der Kampagne stehen die ausgewählten Kanäle, die Zielgruppe sowie die aktivierten Add-Ons
- Rechts davon habt ihr einen Button für die folgenden Aktionen:
- Duplizieren
- Erinnern
- Vorschau teilen
- Reindex
- Kampagne schließen
- Löschen
- Unter dem Titel der Kampagne könnt ihr eine Vorschau einsehen, die Benachrichtigungen ändern oder die Kampagne anpassen (wenn sie noch nicht abgeschlossen ist) oder die Ergebnisse einsehen
- Dadrunter seht ihr wer die Kampagne erstellt hat und welche Rolle dieser Nutzer hat
Fragen anlegen
Um eigene Fragen anzulegen, wechselt ihr unter "Kampagnen" zu "Fragen". Zunächst findet ihr dort eine Anzahl an Kategorien mit den Standard Fragen.
Ihr könnt jede Kategorie aufklappen, um euch die jeweiligen Fragen anzuschauen oder zu bearbeiten.
Hinweis:
Die Standard Fragen lassen sich insofern bearbeiten, dass ihr die Übersetzungen eurer aktiven Sprachen ändern könnt.
Um eine eigene Frage anzulegen, klickt ihr zunächst auf "Neue Frage". Anschließend wählt ihr als Erstes die Art der Frage aus. Hierbei unterscheiden wir zwischen quantitativen und qualitativen Fragetypen.
Die quantitativen Fragetypen sind:
| Zufriedenheitsindex (Smiley) | Der Nutzer hat vier Smileys zur Auswahl: Schwach, Fair, Stark & Fantastisch |
| Zufriedenheitsindex (Zielvorgaben) | Der Nutzer hat vier Stufen der Zufriedenheit zur Auswahl: Schwach, Fair, Stark & Fantastisch |
| Punktzahl von 1 bis 5 | Der Nutzer kann eine Punktezahl von 1 bis 5 vergeben |
| Antwort Ja / Nein | Der Nutzer kann die Frage mit Ja oder Nein beantworten |
| Antwort Ja / Nein / Nicht zutreffend | Der Nutzer kann die Frage mit Ja, Nein oder nicht zutreffend beantworten |
| Antwort von Sehr falsch bis Sehr richtig | Der Nutzer hat vier Antworten zur Auswahl: Stimme überhaupt nicht zu, Stimme nicht zu, Stimme zu & Stimme voll und ganz zu |
| Benutzerdefinierte Punkteliste | Bei diesem Fragetyp, kannst du deine Antwortmöglichkeiten selbst erstellen. Die schwächste Antwortmöglichkeit steht für den Wert "0" und die höchste Option für den Wert "10". Sämtliche Werte zwischen den Extremen, werden durch die Anzahl der gegeben Antwortoptionen errechnet. |
| NPS-Score | Der NPS-Score wird verwendet um die Kunden-/Mitarbeitertreue oder deren Grad der Motivation abzufragen. Dazu hat der Nutzer die Zahlen von 1 bis 10 zur Auswahl. Wichtig ist zu verstehen, dass lediglich ein Wert von 9 oder höher mit einem positiven Wert gleichgesetzt werden kann. Ein Wert von 6 oder geringer, kommt einem negativen Wert gleich. Die Werte 7 und 8 können als neutral gelesen werden. |
Und die qualitativen Fragetypen sind:
| Mehrfachauswahl-Liste | Der Nutzer kann sich für mehrere Optionen aus einer von euch definierten Auswahlliste entscheiden |
| Einzelne Auswahlliste | Der Nutzer kann sich für eine Option aus einer von euch definierten Auswahlliste entscheiden |
| Freitext-Antwort | Der Nutzer kann seine Antwort in einem Freitext Feld eintragen |
Dann könnt ihr die Kategorie auswählen, in welcher die Frage enthalten sein soll.
Hinweis:
Falls ihr eine eigene Kategorie anlegen wollt, gebt uns bitte über den Service Desk Bescheid. Wir legen diese dann für dich an.
Zu guter letzt könnt ihr dann zu jeder Frage auch eigene Übersetzungen eurer aktiven Sprachen anlegen.
Hinweis:
Die eigenen Fragen lassen sich insofern nachträglich bearbeiten, dass ihr die Übersetzungen eurer aktiven Sprachen ändern könnt.
Falls ihr wissen wollt, wie die Frage am Ende für einen Nutzer aussieht, könnt ihr auf "Vorschau" klicken, um eine Vorschau angezeigt zu bekommen.
FAQ
Wie lange läuft eine Kampagne?
Die Standard Laufzeit einer Kampagne liegt bei drei Wochen ab Start Datum.
Die einzige Ausnahme davon sind diese beide Fälle:
- wenn eine Erinnerung geplant ist, wird die Dauer um 2 Wochen verlängert
- wenn die letzte Erinnerung weniger als zwei Wochen zurückliegt
Das heißt eine Kampagne ist geschlossen wenn:
- das Start Datum liegt drei Wochen in der Vergangenheit
- keine Erinnerung ist für die drei Wochen der Kampagne geplant
- wenn die letzte Erinnerung weniger als zwei Wochen zurückliegt
Können wir eine Kampagne vorzeitig abschließen?
Ihr könnt eine Kampagne auch vor dem automatischen Ende abschließen, indem ihr die Option "Kampagne abschließen" bei der laufenden Kampagne auswählt.
Sobald eine Kampagne abgeschlossen ist, kann niemand diese beantworten und ihr könnt keine neuen Erinnerungen mehr versenden.
Können Fragen miteinander verknüpft werden?
Nein, die Fragen werden immer nacheinander in eurer definierten Reihenfolge an die Nutzer ausgespielt.
Kann ein Nutzer seine Antworten anpassen?
Jeder Nutzer, der eine Kampagne/Frage ausfüllt, kann seine Antworten ändern, solange die Kampagne noch läuft (28 Tage). Die aktualisierten Antworten ersetzen die vorherigen und werden sofort mit denen der anderen Nutzern zusammengeführt.
Wie werden die quantitativen Fragen bewertet?
Die Idee ist, die verschiedenen Ergebnisse der Fragen auf der Grundlage gemeinsamer Indikatoren leicht vergleichen zu können und die Entwicklung der Antworten zu messen, wenn eine Frage mehrmals gestellt wird. Jeder Antwortwert einer quantitativen Fragen ist daher mit einer maximalen Punktzahl von 10 verbunden, und das Tool berechnet dann den Durchschnitt auf der Grundlage der Anzahl der Antworten.
Für die verschiedenen Fragetypen gilt daher:
- Zufriedenheitsindex (Smiley)
- 🙁 = 0
- 😐 = 3.33
- 🙂 = 6.66
- 😀 = 10
- Punktzahl von 1 bis 5
- ⭐= 0
- ⭐⭐= 2.5
- ⭐⭐⭐= 5
- ⭐⭐⭐⭐= 7.5
- ⭐⭐⭐⭐⭐= 10
- Antwort von Sehr falsch bis Sehr richtig
- Stimme überhaupt nicht zu = 0
- Stimme nicht zu = 3.33
- Stimme zu = 6.66
- Stimme voll und ganz zu = 10
- Zufriedenheitsindex (Zielvorgaben)
- Schwach = 0
- Fair = 3.33
- Stark = 6.66
- Fantastisch = 10
- Antwort Ja / Nein
- Ja = 10
- Nein = 0
Was können wir machen, wenn ein Nutzer hat eine Kampagne nicht erhalten hat?
Falls ein oder mehrere Nutzer einer Zielgruppe von einer Kampagne diese nicht erhalten haben, könnt ihr über die Übersicht der Kampagnen eine Erinnerung alle Nutzer rausschicken, welche noch keine Antwort gegeben haben.
Hinweis:
Dies geht immer an alle Nutzer der Kampagne und nicht nur an einzelne Nutzer.
Um dies zu vermeiden, hilft es die folgenden E-Mail Adressen für eure Nutzer auf eine Whitelist zu setzen:
- @coyoapp.com
- @haiilo.com
- @jubiwee.com