Ihr nutzt Microsoft Teams und möchtet auch über Teams informiert bleiben? Kein Problem, ihr könnt über das App Studio in Teams eine App für euer COYO anlegen.
Die neue App informiert die Nutzer, sobald in COYO ein Blog-Artikel auf einer Seite veröffentlicht wird, die die Nutzer abonniert haben. Wir zeigen euch, wie es geht!
Hinweis:
Für die Integration wird mindestens die COYO Version 21 benötigt.
Schritt 1: „App Studio“ App herunterladen
Ihr geht in den Teams App-Store und sucht dort nach „App Studio“. Die App fügt ihr euren Apps hinzu.
Anschließend geht ihr in die App Studio App.
Schritt 2: Eine eigene App erstellen
Mithilfe des App Studios könnt ihr eure eigene App erstellen. Im App Studio geht ihr oben auf den Reiter „Manifest editor“.
Dort wählt ihr „Create a new app“ aus.
Schritt 3: Details hinterlegen
Ihr könnt und müsst der App einige Informationen wie u.a. Namen und eine Beschreibung mitgeben. Im Screenshot haben wir sechs blaue Rechtecke gesetzt. Wir gehen im Folgenden nacheinander auf die Rechtecke und die jeweiligen Informationen ein.
- App names
Hier gebt ihr der App einen Namen. Einen kurzen und einen ausführlichen. - Identification
Zuerst müsst ihr eine neue App-ID über "Generate" erzeugen - das ist eure exklusive ID. Auch hier tragt ihr im Feld "Package Name" den Namen der App ein. Und im Feld "Version" könnt ihr selbstständig eine Version für eigene Referenzen notieren (ist es z.B. das erste Mal, dass ihr die App baut, empfiehlt sich die 1.0.0). - Descriptions
Zur Orientierung gebt ihr der App eine Beschreibung mit. Im ersten Feld eine Kurzbeschreibung mit maximal 80 Zeichen und im zweiten Feld eine ausführlichere Beschreibung mit maximal 4000 Zeichen. - Developer Information
Damit auch jeder weiß, wer die App entwickelt hat, hinterlegt ihr hier euren Unternehmensnamen und die URL eures Unternehmens. - App URLs
Natürlich darf eine Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen nicht fehlen. Hier verlinkt ihr auf die entsprechenden Datenschutzerklärungen und Nutzungsbedingungen eures Unternehmens. - Branding
Ihr könnt eurer App ein entsprechendes Logo geben - das springt den Nutzern direkt ins Auge und gibt Orientierung.
Schritt 4: Erstellt euren eigenen Bot
Damit eure Nutzer automatisch über eure Teams App benachrichtigt werden, wenn in COYO ein neuer Blog-Artikel veröffentlicht wurde, braucht ihr einen Bot. In der linken Navigation des App Studios geht ihr unter Punkt 2 "Capabilities" auf "Bots". Über "Set up" erstellt ihr euren Bot.
Als Erstes gebt ihr eurem Bot einen Namen. Außerdem müsst ihr einen Anwendungsbereich unter "Scope" definieren. In unserem Fall wählen wir "Personal", weil der nur für die einzelne, individuelle Person nutzbar sein soll.
Tipp:
Ihr könnt dem Bot auch ein Profilbild/Logo zuordnen. Dafür müsst ihr als Microsoft 365 Admin ins Bot-Framework gehen und die entsprechenden Informationen bei dem hier erstellten Bot hinterlegen.
Hinweis:
Habt ihr bereits vorher über das Bot-Framework einen Bot erstellt, wählt ihr unter dem Reiter "Existing Bot" euren Bot aus.
Ist der Bot erstellt, müsst ihr ein App Passwort über "Generate new password" generieren.
Hinweis:
Notiert dieses Passwort unbedingt für die .env Datei, weil es nur beim Erstellen einmalig angezeigt wird!
Außerdem solltet ihr zur Orientierung der Nutzer im unteren Bereich unter "Commands" noch zwei Kurzbefehle hinterlegen. Diese Kurzbefehle sind "Sign In" und "Sign Out" für das Anmelden und Abmelden innerhalb der Teams App.
Hinter dem Button "Add" verbirgt sich diese Maske, in der ihr die Informationen für die Kurzbefehle hinterlegen können. Unter "Command text" den Befehl, unter "Help text" eine Beschreibung und auch hier wieder den Anwendungsbereich.
Schritt 5: Domain und Berechtigungen hinterlegen
Damit hier für die Nutzer die richtigen Informationen angezeigt werden, braucht es eine gültige URL, auf die eure App in Teams zurückgreift. Hier fügt ihr die URL eurer COYO Instanz ein. Bitte beachtet, dass diese ohne "https://www." angegeben werden muss.
Schritt 6: Eure .env Datei anpassen
Auf eurem COYO Server befindet sich im COYO-data Verzeichnis eine .env Datei. In dieser müsst ihr die Werte für die folgenden Felder anpassen:
- COYO_TEAMS_BOT_ID (das ist die ID des Bot)
- COYO_TEAMS_BOT_SECRET (das ist das Passwort des Bot)
- COYO_TEAMS_TENANT_SUFFIX (das ist die Endung eurer COYO URL z.B. .coyocloud.com/)
- COYO_TEAMS_TENANT_URL (das ist eure COYO URL z.B. https://coyoapp.coyocloud.com)
Die restlichen Teams Felder in der .env Datei können wie sie sind bleiben.
Nach dieser Änderung müsst ihr euer COYO einmal neu starten, damit es wirksam wird.
Achtet darauf, dass die entsprechenden Docker Container neu gebaut werden, dazu könnt ihr nach dem stoppen die Container mit folgendem Befehl löschen:
docker container prune
Schritt 7: App zugänglich machen
In der linken Navigation findet ihr unter "3 Finish" den Punkt "Test and distribute".
Im ersten Schritt finalisiert ihr die App, indem ihr sie über "Install" lokal bei euch installiert und sie dann nochmal testen könnt, bevor ihr sie an eure Nutzer verteilt. Damit die Nutzer Zugang zur App erhalten, gibt es diese Optionen:
- Download
Ihr könnt eure Teams App als zip-Datei herunterladen. Damit stehen euch zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Ihr stellt euren Nutzern die App als Download zum Installieren zur Verfügung oder ihr ladet sie über die Administration hoch und stellt sie zentral eurer Organisation bereit. Bei letzterem Weg könnt ihr auch einstellen, dass eure Teams App für alle Nutzer in der linken Navigation voreingestellt und verfügbar ist. Die Nutzer müssen sich dann nur noch in der App einloggen. - Submit
Wählt ihr Submit aus, wird die App im Microsoft Teams App Store hochgeladen. Bevor das allerdings passiert, prüft Microsoft die App. Nach der Prüfung informiert euch Microsoft, ob die App im App Store aufgenommen wird.
Darüberhinaus könnt ihr als Administrator eurer Organisation in Microsoft 365 über die Administrationseinstellungen hinterlegen, dass eure Teams App für alle Nutzer in der linken Navigation voreingestellt und verfügbar ist. Die Nutzer müssen sich dann nur noch in der App einloggen.
