Für den Krisenfall ist es notwendig, gut vorbereitet zu sein. Für die Vorbereitungen braucht es einen Ort, an dem sich ein Krisenstab bildet oder ein bereits vorhandener Krisenstab sich zum aktuellen Geschehen austauschen kann. Und nicht nur das: Es braucht einen Ort, wo die nächsten Schritte niedergeschrieben sind und die anstehenden Kommunikationsaktivitäten geplant sowie vorbereitet werden. Ein Faktor ist dabei besonders wichtig: Zeit! Es geht darum sich schnell und effektiv auszutauschen, um gegenüber den Mitarbeitern oder externen Stellen (z. B. Pressevertretern) aussagefähig zu sein.
Wer jetzt an einen Gruppenchat denkt, dem sei gesagt: Am strukturiertesten und besten geeignet für einen Austausch in diesem Maße ist eine Community. Dabei sind zwei Szenarien denkbar, die jeweils dem gleichen Aufbau folgen:
- Eine Krise bricht aus und ihr erstellt auf der Basis eures Krisenstabs eine Community oder
- ihr habt bereits die Community für eventuelle Krisen aufgebaut und vorbereitet. Im Krisenfall könnt ihr diesen einfach und vor allem schnell nutzen, um direkt die ersten Maßnahmen zu besprechen, Sprachregelungen abzustimmen und Aktivitäten zu planen.
Getreu dem Motto "Haben ist besser als brauchen" empfehlen wir euch, eine Community vorzubereiten und sie dann zu aktivieren, wenn es die Lage erfordert.
Aufbau der Community
Die Grundeinstellung der Community sieht eine "private" Sichtbarkeit vor. Damit ist er nur für einen bestimmten Personenkreis sichtbar: Für die Mitglieder des Krisenstabs. Die Konfiguration nehmt ihr über die Einstellungen der Community vor.
Als Nächstes gilt es zu überlegen, welche Apps ihr in eurer Community benötigt. In unserem Beispiel finden folgende Apps & Widgets Anwendung, deren Details wir euch anschließend erläutern:
Das aktuelle Geschehen im Blick
Ein zentrales Element einer jeden Community ist die Timeline – das gilt hier ebenfalls. Dort findet ihr die aktuellsten Entwicklungen, neuesten Beiträge und Kommentare. Das verschafft euch einen ersten Überblick. Auch wichtige To-do's und die nächsten Schritte sammelt ihr hier schnell mit einem Beitrag. Ist ein Konsens gefunden, könnt ihr das Thema, beispielsweise mit dem Hashtag #closed, als abgeschlossen markieren.
Ablaufplan
Mithilfe des Link-Button-Widgets stellt ihr einen genauen Ablaufplan bereit. Hinter dem Ablaufplan verbirgt sich ein Dokument oder ein Inhalt in Haiilo mit vorbereiteten Abläufen und notwendigen Schritten für den Fall einer Krise: Was dieser beinhaltet, obliegt natürlich euch. In vielen Fällen wird es im Unternehmen ein "Krisenhandbuch" geben, auf welches ihr somit schnell Zugriff habt.
Protokolle
Im Notfall wird es deutlich mehr kurzfristig anberaumte Besprechungen geben, in denen viele weitere Schritte besprochen werden. Umso wichtiger ist es, dass ihr diese auch festhaltet. Dabei hilft euch die Blog-App, die ihr als Speicher für eure Protokolle nutzen und so jederzeit alte Protokolle aufrufen könnt.
Kommunikationsvorbereitung
Damit eure Mitarbeiter optimal informiert sind, braucht es eine gute Vorbereitung. Die Blog-App gibt euch einen Ort, an dem ihr eure Kommunikation im Krisenstab abstimmen könnt. So kann jeder den Beitrag bearbeiten und über die Kommentare können alle ihr "ok" für die Veröffentlichung geben. Außerdem erhaltet ihr eine Übersicht über eure geplanten Kommunikationsaktivitäten und vor allem: es ist alles gebündelt an einem Ort.
Übersicht des Krisenstabs
Um für einen Krisenfall vorbereitet zu sein, hilft eine Übersicht der Mitglieder des Krisenstabs. Das lässt sich am besten mit der Listen-App abbilden. Hier sind alle Mitglieder mit ihren Kontaktdaten aufgelistet. Die Liste könnt ihr nach euren Bedürfnissen anpassen und weitere Felder hinzufügen. So kann auch eine numerische Reihenfolge Sinn machen, die die Informationskette darstellt.
In unserem Beispiel haben wir eine Übersicht des Krisenstabs inklusive Kontaktdaten angelegt. Braucht ihr weitere Informationen zu einem Kontakt? Klickt einfach auf den Namen der entsprechenden Person und gelangt so zum Profil des Ansprechpartners.
Unser Beispiel beinhaltet diese Felder:
Eine Alternative zur Listen-App kann auch die Inhalte-App sein. Sie ist die etwas gestalterische Variante. Für die einfache Übersicht haben wir uns in diesem Beispiel für die Listen-App entschieden.
Tipp:
Wie ihr im Fall einer Krise eure Mitarbeiter optimal informiert und die mithilfe dieser Community vorbereiteten Kommunikationsaktivitäten bereitstellt, erfahrt ihr in diesem Beitrag.