Kommunikation ist wichtig. Eine unkomplizierte Kommunikationskultur in Unternehmen wirkt sich positiv auf den Erfolg aus. Mit Haiilo geht ihr einen großen Schritt Richtung direkter Kommunikation: ihr fördert den Austausch auf Augenhöhe. Einher mit einer guten Kommunikation geht die transparente Kommunikation: Bezieht eure Mitarbeiter mit ein, informiert sie frühzeitig! Dies gilt vor allem in Zeiten von Krisen und Notfällen.
Es gibt Notfälle, die dazu führen können, dass die Arbeitsräume nicht mehr betretbar sind. Die Szenarien dafür sind vielfältig, ob Schäden am Gebäude, durch Brand- oder Wasserschaden, externe Bedrohungen, die zur Evakuierung führen oder vermehrte Krankheitsfälle, in Form von Epidemien oder gar Pandemien. Auch in diesen Fällen ist Haiilo für euch DIE Kommunikationsplattform.
Wie kann ein Notfall mit Haiilo gemanaged werden?
Wir empfehlen eine Fokussierung der Nachrichten auf die aktuelle Situation. In solchen Zeiten sind Beiträge auf informativer Ebene besonders wichtig, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und Handlungsanweisungen zu vermitteln. Dazu greifen wir insbesondere auf drei Elemente zurück:
- die Startseite
- eine Seite für Unternehmensnachrichten
- eine Community für den Krisenstab.
Wir verlegen die Kommunikation der Entscheidungsträger in eine Community. Warum nicht in einen Gruppenchat? Der Grund ist die Übersichtlichkeit. In einem Gruppenchat springen die Themen sehr schnell und es ist nicht immer eindeutig, auf welche Nachricht, sich Antworten beziehen. Eine Community lässt sich mit Hilfe unserer Apps gut strukturieren. So behaltet ihr auch in schwierigen Zeiten den Überblick und stimmt euch zu Themen und Prozessen ab. Was bedeutet das konkret? Im Falle eines Notfalls müsst ihr schnellstmöglich interne Zuständigkeiten regeln und festlegen, wer zum Krisenstab und damit in diese Community gehört. Beispiele hierfür sind Vertreter des Managements, der Kommunikation, der Pressestelle, der IT sowie Entscheidungsträger aus relevanten operativen Bereichen.
Informieren über Seiten
Alle Mitarbeiter sind heutzutage sehr intensiv vernetzt und von überall werden Informationen eingestreut. Setzen sich falsche Nachrichten oder Handlungsanweisungen fest, haben die Kommunikationsverantwortlichen einen schweren Stand. Sie müssen jetzt nicht nur die Mitarbeiter informieren, sondern auch Überzeugungsarbeit leisten, welche Informationen nun die richtigen sind. Es kommt somit zu Behinderungen und Verzögerungen der Informationsketten, die sich gerade im Krisenfall verheerend auswirken können.
Es ist wichtig, von Anfang an die Informationshoheit im Unternehmen klar zu regeln und sicherzustellen, dass wichtige Informationen und Neuigkeiten zuverlässig und transparent verteilt werden.
Dazu empfehlen wir eine extra Seite für die Notfallkommunikation, die für alle Mitarbeiter auf "Automatisches Abonnieren" eingestellt wird. Diese Seite beschäftigt sich ausnahmslos mit dieser Ausnahmesituation und dient dazu Stabilität sowie Sicherheit zu vermitteln. Das heißt:
- Übersichtliche (Notfall-)kontakte
- Aktuelle Verhaltensregeln, Richtlinien und Dienstanweisungen
- Transparente Verteilung von Informationen, um Flurfunk zu unterbinden
- eine Anlaufstelle für Fragen von den Mitarbeitern zu schaffen.
Da hier der Fokus auf Informationen liegt und nicht auf dem Austausch, platzieren wir als erste App – und somit als Eingangstor der Seite - Die Inhalte-App. Gestalterisch habt ihr mit Haiilo viele Möglichkeiten. Ihr entscheidet, je nach Unternehmen und aktueller Lage, wie dieses Eingangstor aufgebaut sein soll. Empfehlenswert ist es, eine kurze Übersicht zu geben, was sich auf der Seite alles befindet. Mit Hilfe des Widget "Neuste Wiki-Artikel" könnt ihr auf eines oder - wie hier im Beispiel - auf mehrere Wikis verlinken.
Mit direkt verlinkten Kontakten schafft ihr kurze Wege für eure Mitarbeiter, wenn sie Fragen haben. Das Benutzerprofil-Widget bietet euch dazu die Möglichkeit.
Welche Apps eignen sich noch?
Das oberste Gebot in Krisenzeiten sollte lauten, alle Mitarbeiter zu erreichen und zu informieren. Die Blog-App hat insbesondere den Vorteil, dass alle Nachrichten, die ihr hier veröffentlicht, direkt an eure Haiilo App-Nutzer gepusht werden.
Folgende Apps eignen sich besonders gut, um übersichtlich Informationen zu verbreiten:
Tipp:
Nutzt eine App mehrmals - wie hier die Wiki-App - um viele unterschiedliche Themen übersichtlich aufzubereiten.
Denkt daran, wie oben beschrieben, die neue Seite auf Auto-Abonnieren zu stellen, damit jeder Mitarbeiter direkten Zugriff auf die Informationen hat und schnell informiert wird.
Informationen über das Unternehmen hinaus
In einem Notfall, der durch externe Einflüsse bestimmt wird, gibt es eine Flut an Informationen. Jedes Nachrichtenmagazin und andere Organisationen des öffentlichen Lebens haben etwas zu dem Thema zu sagen. Mit Haiilo könnt ihr auch externe Quellen einbinden und so unseriösen Informationen direkt gegensteuern. Mit einer fokussierten Startseite lässt sich auch hier die Vision der digitalen Heimat weiter leben. Ein Eingangstor zu allen Informationen: intern und extern.
Wie schon bei unserer Unternehmensseite liegt hier der Fokus auf der "Top-Down"-Kommunikation. Hier gebt ihr, mit direkten Klickwegen, die Möglichkeit schnell an weitere Informationen zu kommen.
In diesem Beispiel nutzen wir dazu:
- das Teaser-Widget mit der Verlinkung auf unsere Unternehmensseite,
- einen Button, um Notfälle zu melden,
- den leitenden Blogartikel zur aktuellen Situation im Unternehmen,
- den Kontakt zur Betriebsärztin,
- einen RSS-Feed mit Meldungen von externen Quellen,
- ein Video-Widget,
- weitere Link-Buttons mit farblicher Kennzeichnung.
Tipp:
Haltet eure Startseite übersichtlich! Klare große Buttons sind besser auf einen Blick zu erfassen, als kleine Lesezeichen-Marker.