Mit dem Cloudrelease 23 könnt ihr Nutzer via CSV-Datei importieren. Das ist für diejenigen praktisch, die kein Active Directory nutzen und besonders für Kunden, deren Front-line-Worker über keine Unternehmens-E-Mail-Adresse verfügen. Diese Mitarbeiter könnt ihr mit dem CSV-Import ab jetzt ganz einfach in COYO anlegen. 

Hinweis:
Unter Front-Line-Worker verstehen wir die Mitarbeiter, die über keinen festen Desktop-Arbeitsplatz verfügen oder keinen Zugang zu Desktop-Geräten am Arbeitsplatz haben. 

Grundlagen

Um eure Nutzer zu importieren, benötigen ihre eine Datei im CSV-Format. Es ist wichtig, dass die Datei keine Kopfdaten enthält. Für den Import der Nutzer gibt es Mindestanforderungen, ohne die ihr sie nicht importieren könnt:

• Eindeutige Identifikationsnummer (bspw. die Personalnummer)
• Vorname
• Nachname
• Loginname

Außerdem könnt ihr optional folgende Daten hinzufügen:

• E-Mail-Adresse
• Gruppe(n)
• Initiales Passwort

Aufbau der CSV-Datei

Beim Aufbau eurer CSV-Datei gibt es Anforderungen an das Format, die zwingend eingehalten werden müssen. Neben der genannten Reihenfolge sind dies:

• Die Felder eines Eintrags müssen durch Kommata voneinander getrennt werden. Optionale Felder müssen ebenso durch ein Kommata getrennt werden, auch wenn diese keine Werte enthalten müssen.
• Die Einträge werden durch einen Zeilenumbruch voneinander getrennt.
• Soll ein Nutzer mehreren Gruppen angehören, müssen die Gruppennamen durch Pipe (senkrechter Strich) getrennt aufgeführt werden.
• Wird kein initiales Passwort angegeben, muss der Nutzer über die Passwort vergessen Funktionalität ein Passwort anfordern. Bei einem erneuten Import (Update) des betroffenen Nutzers wird das Passwort nicht überschrieben.

Hinweis:
Das CSV Import Format muss mit UTF-8 ohne BOM encodiert sein

Beim Aufbau der CSV-Datei ist es zwingend notwendig, dass ihr die Reihenfolge einhaltet. So könnte eine CSV-Datei aussehen:

Hinweis:
Alle Informationen zur CSV-Datei könnt ihr auch nochmal über "Hilfe anzeigen" in der CSV-Administration nachlesen.

Ihr könnt einen Nutzerimport via CSV-Datei auch zusätzlich zu eurem AD oder lokalen Nutzern durchführen. Es ist jedoch nicht möglich, zwei verschiedene CSV-Importe parallel durchzuführen. Euren CSV-Import könnt ihr jedoch jederzeit mit einer neuen CSV-Datei überschreiben oder ganz austauschen. 

Nutzer importieren

Um eure Nutzer via CSV-Datei zu importieren, geht ihr in die Administration und auf "Benutzerverzeichnisse". Dort wählt ihr "Verzeichnis anlegen".

In der sich öffnenden Maske vergebt ihr einen Namen für das Verzeichnis und wählt den Typ aus. In diesem Fall "CSV".

Habt ihr den Typ gewählt, klappen unterhalb der Auswahl Informationen sowie der Button "CSV-Datei auswählen" auf. Hierüber wählt ihr die CSV-Datei aus eurer lokalen Ordnerstruktur und ladet diese hoch. Ist die Datei fehlerhaft, erhaltet ihr eine Fehlermeldung mit Hinweis, in welcher Spalte der Fehler liegt. Es ist daher zwingend notwendig, dass die Vorgaben eingehalten werden. 

Unter dem Reiter "Synchronisation" könnt ihr definieren, was mit sogenannten "verwaisten Benutzern" passieren soll. Diese können entweder ignoriert, deaktiviert oder gelöscht werden. Mit dem Haken bei "Benutzer wiederherstellen" könnt ihr einstellen, ob gelöschte oder deaktivierte Nutzer wiederhergestellt werden sollen, die erneut in der CSV-Datei enthalten sind. 

Hinweis:
Verwaiste Benutzer sind die Nutzer, die beim ersten Import in der Liste waren, beim zweiten aber nicht mehr. 

Ist die CSV-Datei korrekt, müsst ihr das Verzeichnis aktivieren, damit eure Nutzer synchronisiert werden.

Benutzer, die über eine CSV-Datei importiert werden, erhalten keine automatische Willkommensmail aus COYO heraus. Diese müssen manuell von den Admins informiert werden.

Hinweis:
Wird eine CSV-Datei erneut importiert, erhalten die bereits importierten Nutzer keine erneute Aufforderung ihr Passwort zu ändern.