Zur vollständigen Nutzung eurer Digitalen Heimat werdet ihr euren Kollegen auch Dateien zum Download zur Verfügung stellen. Wer am Desktop arbeitet, kann sich die gewünschten Dateien in gewohnter Manier herunterladen und je nach Browser Einstellungen an seinem Wunschordner abspeichern. Mobil verhält es sich ein bisschen anders. 

Da es sich um Unternehmensinformationen handelt, ist ein direkter Download von Dateien nicht beabsichtigt. Aus Datenschutzgründen legen wir Dateien nicht im Dateisystem des Gerätes ab, sondern vorab im App Cache. PDFs und die gängigen Microsoft Office Dokumente werden als Vorschau angezeigt, ein normaler Lesezugriff ist somit gegeben.

Möchtet ihr die Datei dennoch herunterladen, unterscheidet sich der Prozess je nach Betriebssystem:

• iOS
  Die Anzeige unter iOS ist hier etwas irreführend. Die Datei wird zum Öffnen heruntergeladen, aber nicht auf dem Gerät gespeichert, dieser Schritt muss manuell vorgenommen werden.
  Die Nutzer haben in der geöffneten Datei die Möglichkeit, die Datei auch aus dem App Cache herunterzuladen, also auf dem Gerät zu speichern. Über diese Funktion kann der Nutzer wahlweise den Speicherort für die Datei auswählen oder ggf. direkt in eine Mail als Anhang hinzufügen.

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• Android:
  Um eine Datei in einen lokalen Handyordner zu überführen, kann die Datei aus der App heraus geöffnet werden. Die Datei öffnet sich in der Leseansicht oder einer kompatiblen 3rd Party App (z. B. Acrobat Reader). In der Regel gibt es von dort aus die Möglichkeit, die Datei an einen gewünschten Ort zu "teilen".

Was sind die Hintergründe?

• Viele Geräte sind so konfiguriert, dass das gesamte System in einer Cloud gesichert wird. Würden die heruntergeladenen Daten einfach im Dateiordner liegen, wären die Gefahr da, dass sie schnell irgendwo im Netz unterwegs sind.
• Apps können auf die Daten im Cache einer anderen App nicht zugreifen. So verhindern wir u.a. dass die Daten im Klarformat in z. B. privaten Google Drive Service landen.
• Scheidet ein Nutzer aus dem Unternehmen aus und hat keinen Zugriff mehr auf seinen COYO Account, so hat er nach dem Logout auch keinen Zugriff mehr auf heruntergeladene Daten (da er keinen Zugriff mehr auf den App Cache hat).