Events ermöglichen es euch, aktuelle, wichtige Ereignisse des Unternehmens zu veröffentlichen und eure Kollegen dazu einzuladen. So haben alle einen Überblick darüber, welche Veranstaltungen für sie selbst und welche Events im Unternehmen allgemein als Nächstes anstehen.

So erstellt ihr ein Event

Ihr geht über die Navigation auf die Events-Seite und findet links die Schaltfläche „Event erstellen“. Hier könnt ihr entscheiden, ob ihr ein öffentliches oder privates Event erstellt.

Die darauffolgende Erfassungsmaske sieht bei beiden Optionen gleich aus.

Grundvoraussetzung für das Event ist ein Name, alles andere ist optional. Es macht jedoch Sinn, dem Event noch mehr Informationen wie Ort und Zeitpunkt sowie eine Beschreibung zu geben. So sind alle potentiellen Teilnehmer optimal informiert. Auch einen Veranstalter solltet ihr definieren: Ihr seid entweder selbst Veranstalter oder ihr hinterlegt eine Seite/Community, deren Admin ihr seid.

Über die erweiterten Optionen könnt ihr noch weitere Informationen hinterlegen wie beispielsweise eine maximale Teilnehmerzahl.

Der nächste Schritt hängt davon ab, ob ihr ein öffentlichen oder privates Event erstellt:

Öffentlich: Mit dem Button "Event erstellen" erstellt ihr das Event und es ist für alle sichtbar
Privat: Statt des Button "Event erstellen" seht ihr den Button "Kollegen einladen" und könnt im nächsten Schritt eure Kollegen einladen:

In der Übersicht könnt ihr die Kollegen markieren, die ihr einladen möchtet. In der rechten Spalte seht ihr auch übersichtlich, wen ihr bereits ausgewählt habt.

Außerdem könnt ihr seit den Cloud-Releases 26 und 27 die Mitglieder von öffentlichen Communities und Abonnenten von öffentlichen Seiten zu eurem privaten Event einladen - vorausgesetzt ihr habt die entsprechenden Rechte, die unter den allgemeinen Rechten vergeben werden. Auch das Recht "Gruppen einladen" findet ihr jetzt unter den allgemeinen Rechten.

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Sind alle Einstellungen hinterlegt und potentielle Teilnehmer eingeladen, könnt ihr über „Erstellen“ das Event veröffentlichen.

Und vergesst nicht: Habt ihr die Microsoft 365 Integration aktiviert, findet ihr das Event auch in eurem Outlook Kalender. Einfacher geht's nicht!

Feedback zur Veranstaltung erhalten

Die Detailansicht jeder Veranstaltung enthält eine Timeline. Über diese haben eingeladene Nutzer die Möglichkeit zu kommentieren, Dateien und Bilder hinzuzufügen oder eine neue Zeit sowie einen neuen Ort vorzuschlagen.

Profil- und Titelbild einstellen

Wie bei einer Seite oder einem persönlichen Profil, habt ihr bei einem Event die Option Bilder hinzuzufügen. Klickt hierfür auf das entsprechende Feld und fügt ein Bild aus der Dateibibliothek hinzu oder ladet ein neues Bild hoch.

Event erstellen im alten Design

Für alle, die noch auf einer älteren Version als der 21 sind, funktioniert das Erstellen eines Events wie folgt:

Grundlagen

Es gibt zwei Arten ein Event in COYO anzulegen. Zum einen geht es über die Hauptnavigation und den Bereich "Events". Habt ihr auf einer Seite oder in einem Workspace eine Event-App im Einsatz? Dann könnt ihr auch dort Events anlegen. In diesem Fall erbt das Event die Einstellungen der Sichtbarkeit der Seite bzw. des Workspaces.

Events über die Hauptnavigation erstellen

Ihr geht über die Hauptnavigation zum Bereich "Events". Zunächst seht ihr die Event-Übersicht von COYO - quasi der Veranstaltungskalender eurer digitalen Heimat. Wenn ihr die nötigen Rechte besitzt, klickt ihr auf den Knopf "Event erstellen".

Schritt 1

Allgemein

Hier tragt ihr die Basisinformationen des Events ein: Namen, Ort und eine kurze Beschreibung, um was für ein Event es sich handelt oder worum es im Programm geht.

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Hinweis:
Der Ort ist nicht mit einer Karte (z. B. Google Maps) verlinkt. Hier tragt ihr am besten die komplette Adresse ein.

Schritt 2

Uhrzeit
In diesem Reiter legt ihr Datum, Uhrzeit und Dauer des Events fest. Auch ganztägige Events sind möglich.

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Schritt 3

Veranstalter
Hier legt ihr zuerst fest, in wessen Namen eingeladen werden soll - also wer der Veranstalter ist. Der Veranstalter kann eine Person, eine Seite oder ein Workspace sein. In der Regel sind Seiten oder Workspaces die Veranstalter von Events, da die Veranstaltungen von bestimmten Teams oder Bereichen organisiert werden.

Als Zweites wählt ihr aus, wer der oder die Admin(s) des Events sein soll(en). Über die Admins definiert ihr, wer die Veranstaltung bearbeiten darf.
Wählt ihr hier keine Person aus, ist ausschließlich die Person Admin, die das Event erstellt.

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Hinweis:
Ist eine Seite oder ein Workspace als Veranstalter ausgewählt, sind alle Admins der Seite/des Workspaces automatisch Admin(s) des Events.
Ihr könnt sie nachträglich manuell abwählen.

Schritt 4

Teilnehmer
Zielgerade! Im letzten Reiter könnt ihr die Teilnehmer zum Event einladen. Das macht ihr entweder einzeln oder - sofern ihr das Recht habt - via Gruppen. Des Weiteren entscheidet ihr hier, ob die Teilnehmer angezeigt werden sollen, ob ihr mehrdeutige Antworten zulasst und ob die Teilnehmerzahl begrenzt sein soll.

Wenn ihr alle benötigten Felder ausgefüllt habt, klickt ihr auf "Erstellen" und - voilà - das Event erscheint in der Übersicht.

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Sichtbarkeiten

Die Sichtbarkeit eines Events stellt ihr nicht aktiv ein, wie bei Seiten und Workspaces, sondern steuert sie über den Veranstalter des Events.

Handelt es sich hierbei um einen öffentlich zugänglichen Veranstalter, so ist auch die Veranstaltung öffentlich und die Details sind frei abrufbar. Für den Fall, dass die veranstaltende Seite oder der Workspace über eine beschränkte Sichtbarkeit verfügt, so wird dies auch auf die erstellte Veranstaltung übertragen.

Beispiel:
Ihr legt in einem geschützten Team-Workspace ein neues Event für einen gemeinsamen Workshop, mit der Event-App, an. Somit ist der Workshop und alle Veranstaltungsdetails nur für die Mitglieder dieses Workspaces sichtbar.

Events erstellen