Es kann aus verschiedenen Gründen passieren, dass ihr in der Anfangszeit einen Parallelbetrieb der Intranets fahrt - Haiilo auf der einen und das alte Intranet auf der anderen Seite. Aus unserer Sicht ist diese Variante nicht empfehlenswert, da sie die Adaption erschwert und Akzeptanz für eure neue digitale Heimat leidet.
In seltenen Fällen ist es jedoch nicht vermeidbar und auch dabei lassen wir euch nicht im Regen stehen. In diesem Artikel geben euch Kniffe mit an die Hand, wie ihr das Beste aus der Situation herausholt.
Tipp:
Im Artikel „Vom alten Intranet zu Haiilo – So begleitet ihr den Übergang“ erfahrt ihr, was bei der Einführung beachtet werden sollte, wenn vorher ein Intranet im Unternehmen vorhanden war.
Die Geheimformel: Kommunikation
Es klingt so banal, wie logisch: Gute Kommunikation ist hier der Schlüsselfaktor. Die Nutzer müssen verstehen, wann, warum und wie lange sie welche Software verwenden. Es gibt zwei elementare Disziplinen, die es zu meistern gilt:
Umgang erklären
Informiert eure Nutzer frühzeitig und erklärt ihnen, wie sie mit dem Parallelbetrieb der beiden Systeme umgehen sollen. Folgende Fragen sind maßgeblich: Welche ist die führende Plattform? Auf welcher Plattform werden die Neuigkeiten geteilt? Wo finden die Nutzer welche Informationen? Welche Daten sind aktuell?
Und vergesst dabei nicht: Das Ganze sollte lediglich vorübergehend sein! Teilt den Nutzern einen Zeithorizont oder einen Stichtag mit, wann das alte Intranet abgeschaltet wird. Das schafft Vertrauen und Verbindlichkeit. Letzteres sorgt außerdem dafür, dass ihr auch nach dem Go-live auf dem Gaspedal bleibt und das Tempo hochhaltet.
Mehrwerte schaffen
Die Nutzer kommen aus einer gewohnten Umgebung und jeder Umgang mit etwas Fremden bedeutet zunächst eine Umstellung: neue Strukturen, neues Design, neue Funktionalitäten und vor allem das Verlassen der Komfortzone (Change). Hier gilt es anzusetzen und die Mehrwerte für die neue Lösung (Haiilo) klar aufzuzeigen, um eure Mitarbeiter zur Nutzung zu motivieren.
Welche persönlichen und unternehmerischen Vorteile bietet Haiilo? Was finden sie dort vor und was können sie dort tun? Untermauert die Vorteile mit konkreten Beispielen, weist auf wichtige Communities oder Seiten hin und gebt ihnen vor allem Orientierung. Nicht zuletzt ist die persönliche Note gefragt: Positive Stimmen von Power-Nutzern oder Pilotgruppen, die bereits vorab mit der Plattform gearbeitet haben, helfen Akzeptanz zu schaffen.
Parallelbetrieb beenden
Sind die Grundlagen geschaffen, geht es darum, die gewünschten Inhalte nach Haiilo zu migrieren und das alte Intranet zeitnah abzuschalten. Nutzt die Chance, die alten Inhalte aufzuräumen und eine Art Frühjahrsputz durchzuführen. Erfahrungsgemäß haben sich über die Zeit viele Inhalte angesammelt, die nicht mehr aktuell oder relevant sind. Migriert nur die Inhalte, die für eure Nutzer einen Mehrwert bieten und für ihre Arbeit wichtig sind.
Das sorgt für weniger Aufwand beim Projektteam und erleichtert den Übergang für eure Nutzer, da sie mit einer strukturierten und aufgeräumten Plattform arbeiten werden. Das hat positiven Einfluss auf die Akzeptanz und Nutzung von eurer digitalen Heimat.