Eine wichtige Basis für euer COYO schafft ihr in der Benutzerverwaltung, indem ihr Rechte und Rollen definiert. Gruppen könnt ihr anlegen, müsst ihr aber nicht. Warum sich das aber empfiehlt, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Recht

Ein Recht bestimmt, was ein Nutzer in COYO darf. Je mehr Rechte ein Nutzer bekommt, desto mehr Aktionen kann er auch in eurem COYO ausführen. Kann ein Nutzer eine bestimmte Aktionen nicht, bspw. einen Workspace erstellen, fehlt ihm schlichtweg das Recht dazu. 

Rollen

Unter einer Rolle fasst ihr eine Auswahl an Rechten zusammen. Ihr könnt verschiedene Rollen definieren, die bestimmte Aktionen ausführen dürfen - oder eben auch nicht. Das Grundgerüst ist die Standard-Rolle. Ist sie definiert, hat jeder Nutzer in eurem COYO mindestens die Rechte, die ihr der Standard-Rolle einräumt. Alle weiteren Rollen würden sich entsprechend ergänzend zur Standard-Rolle auswirken. 

Tipp:
Wir haben euch ein Beispiel für eine Standard-Rolle zusammengestellt. Schaut direkt vorbei.

Gruppen

Wie bereits oben erwähnt, könnt ihr Gruppen nutzen. Ihr müsst es aber nicht. Gruppen erleichtern euch die Verwaltung der Rollen und entsprechend der Rechte. Vor allem in großen Unternehmen ist die Nutzung von Gruppen hilfreich, um den Überblick zu behalten. So könnt ihr Gruppen definieren, die mehrere Rollen erhalten. Oder ihr erstellt eine Gruppe, um verschiedene Informationen auszuspielen. 

Beispiel:
Euer Unternehmen ist in mehrere Verkaufsregionen aufgeteilt und ihr möchtet bspw. unterschiedliche Informationen an die jeweiligen Verkaufsregionen ausspielen. In dem Fall hilft euch die Gruppe, denn ihr könnt für diese unterschiedliche Startseiten anlegen. Ihr könntet das sogar noch auf verschiedene Abteilungen runter-brechen. 

Verwendet ihr ein Benutzerverzeichnis, könnt ihr über die Synchronisation die Gruppen aus eurem Benutzerverzeichnis mit euren Gruppen in COYO verbinden. 

Funktionen nachträglich hinzufügen

Mit Hilfe des Rechte- und Rollenkonzepts habt ihr die Möglichkeit, den Funktionsumfang einzelner Bereiche flexibel zu gestalten. Zusätzlich könnt ihr zum Start in COYO Features, wie z. B. den Chat oder das Launchpad, zunächst deaktivieren und später wieder aktivieren. Das kann Sinn machen, um die Nutzer anfangs in der neuen Umgebung nicht zu überfordern. Daher haben wir diese Möglichkeit integriert. Selbstverständlich ist es euch selbst überlassen, in welchem Tempo ihr vorgeht und eure Nutzer an die vielen Möglichkeiten in COYO heranführt.