Haiilo bietet euch die Möglichkeit, Dokumente selbst zu verwalten, mit oder ohne Zugriff durch andere Personen. Gängige Beispiele für die Nutzung der App: Vorlagen, Richtlinien oder Projektdokumente.
Für private Dateien hat jeder Nutzer zudem die Möglichkeit, unter seinem Profil und der Rubrik "Meine Dateien" Dokumente hochzuladen.
Ihr möchtet Dokumente für alle Kollegen abrufbar machen? Dazu bindet ihr ganz einfach die Dokumenten-App auf Seiten oder in Communities ein. Dazu benötigt ihr entsprechende Administrationsrechte der entsprechenden Seite bzw. der Community.
App anlegen & konfigurieren
Auf einer Seite oder Community könnt ihr beliebig viele Dokumenten Apps anlegen. Nach der Anlage habt ihr folgende Einstellungsmöglichkeiten.
Name
Die App muss nicht immer "Dokumente" heißen. Anträge, Formulare, Protokolle, ... - spezifische Namen helfen euren Kollegen sich schneller zu orientieren.
Aktiv
Wenn das Häkchen gesetzt ist, ist die App für alle Nutzer sichtbar, sonst können sie nur die Admins der jeweiligen Seite/Community sehen. Sofern ihr als Admin erst alle Dokumente in Ruhe hochladen möchtet, könnt ihr die App erst deaktivieren und wenn alle Dokumente "fertig" hochgeladen sind, für alle Kollegen aktiv schalten. Alternativ könnt ihr hier auch inaktive Apps erstellen, auf die somit nur die Admins Zugriff haben.
Zeige Autoren
Diese Funktion erstellt eine zusätzliche Spalte in der Dokumenten Übersicht mit dem Namen des Kollegen, der das Dokument hochgeladen hat, bzw. zuletzt bearbeitet hat.
Benachrichtigung bei neuen Dokumenten
Mit der Aktivierung dieser Funktion werden entweder alle Nutzer der Seite/Community über den Upload neuer Dokumente in der Benachrichtigungsglocke informiert oder nur die Admins der Seite/Community.
Berechtigungen
Definiert, wer Dokumente hochladen darf - und sofern Nutzer das Recht innehaben, auch wer Dokumente löschen darf.
Dateien hochladen, aktualisieren, verschieben & umbenennen
Das Hochladen von Dateien geht in der Dokumenten-App ganz einfach. Entweder ihr zieht eure Datei via Drag & Drop auf die Dokumenten App oder ihr nutzt den Pfeil am oberen rechten Rand der App. Über den Pfeil gelangt ihr in den Explorer eures Desktop-Geräts und könnt hier die entsprechenden Dateien wählen. Diese werden in dem Ordner in Haiilo hochgeladen, in dem ihr auf Hochladen geklickt habt.
Falls ihr einmal eine Datei aktualisieren wollt, könnt ihr ganz einfach eine neue Version der Datei hochladen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
- In der Ordnerübersicht könnt ihr über die drei Punkte die Option aufrufen und so direkt eine neue Version hochladen (linke Abbildung)
- Befindet ihr euch bereits in der Vorschau des Dokumentes, klickt auf das kleine Symbol mit dem Pluszeichen (rechte Abbildung).
In der Vorschau der Datei seht ihr außerdem rechts den Reiter "Historie". Hier wird der Versions Verlauf angezeigt und hier habt ihr auch die Möglichkeit vergangene Versionen zu öffnen (rechte Abbildung).
Hinweis:
Es gibt keine Begrenzungen, wie oft eine neue Version hochgeladen werden kann.
Habt ihr mehrere Dateien angelegt, dann verschiebt ihr diese einfach via Drag & Drop. Klickt dazu z.B. auf das gewünschte Dokument bis die Zeile grau hinterlegt ist und verschiebt das Dokument in den gewünschten Ordner. Wollt ihr ein Dokument aus einem Order wieder zurück verschieben? Dann funktioniert es in der selben Weise. Haiilo zeigt euch dazu an das das Dokument in den übergeordneten Ordner verschoben wird.
Wenn ihr einmal Dateien umbenennen wollt, könnt ihr dies über eine eigene Option der Datei machen. Klickt dazu auf die drei Punkte der Datei und wählt "Umbenennen" aus.
Hinweis:
Damit beim Ändern des Dateinamens nicht aus Versehen der Dateityp verändert wird und dadurch die Datei unbrauchbar wird, kann lediglich der Dateiname angepasst werden.
Ordner anlegen & löschen
Ihr könnt in einer einzelnen Dokumenten App ganze Ordnerstrukturen erstellen, wenn ihr neue Ordner anlegt. Theoretisch sind keine Grenzen gesetzt, wie viele Unterordner ihr erstellt.
Wo ihr euch genau befindet, seht ihr zudem in der Navigationsleiste der App:
Innerhalb der Ordner könnt ihr Dokumente und Ordner via Drag & Drop auch verschieben.
Wenn ein Nutzer einen ganzen Ordner mitsamt der Dokumente löschen möchte, muss dieser das Löschen doppelt bestätigen. Zum Einen muss "Ich bestätige das Löschen" angehakt werden. Wurde dies gemacht, wird die Schaltfläche zum Bestätigen rot eingefärbt und es muss dann "Ordner löschen" gedrückt werden.
FAQ
Was passiert, wenn der Autor sichtbar ist?
Sofern der Autor aktiv ist, wird der Name, inkl. Verlinkung zu dessen Profil, in den folgenden Bereichen angezeigt:
- Übersicht der Dokumente in der App: Eine Spalte, in der alle Autoren angezeigt werden, erscheint.
- Preview eines Dokuments: Im Informationsbereich der Vorschau (Preview) wird neben Ort und Datum des Uploads auch der Autor angezeigt.
- Versionsverlauf eines Dokuments: Neben dem Zeitpunkt des Uploads ist auch der Name des Nutzers sichtbar, der die entsprechende Version hochgeladen hat.
Was passiert, wenn der Autor unsichtbar ist?
Wenn das Feld inaktiv ist, können "normale" Nutzer und App-Admins nicht sehen, wer das Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet hat und erhält auch keine namentlichen Details in der Historie. Es gibt es eine Ausnahme für Moderatoren und Superadmins. Sie können nach wie vor im Versionsverlauf erkennen, wann die Änderung vorgenommen wurde und auch von wem.
Können Dateien wiederhergestellt werden?
Haiilo hat keinen Papierkorb. Wenn ihr z.B. eine Dokumenten-App löscht und vergessen habt, die Dateien, die darin liegen, vorab extern zu sichern, sind die Dateien der App mit der App zusammen gelöscht.
Kann ich die Versionierung abschalten?
Nein, es ist aktuell nicht vorgesehen, die Versionierung abzuschalten.
Der Hintergrund: Nur über eine Historie ist es möglich, eine ältere Version wiederherzustellen und Inkonsistenz zu vermeiden. Es ist jederzeit ersichtlich, wann das Dokument erneuert wurde und - sofern die Oberfläche entsprechend konfiguriert ist - direkt nachzuvollziehbar, wer die letzte Änderung vorgenommen hat.