COYO bietet euch die Möglichkeit, Dokumente selbst zu verwalten, mit oder ohne Zugriff durch andere Personen. Gängige Beispiele für die Nutzung der App: Vorlagen, Richtlinien oder Projektdokumente.
Für private Dateien hat jeder Nutzer die Möglichkeit, unter seinem Profil und der Rubrik Meine Dateien, Dokumente hochzuladen.
Für private Dateien hat jeder Nutzer die Möglichkeit, unter seinem Profil und der Rubrik Meine Dateien, Dokumente hochzuladen.
Ihr möchtet Dokumente für alle Kollegen abrufbar machen? Dazu bindet ihr ganz einfach über "App hinzufügen" die Dokumenten-App auf Seiten oder in Workspaces ein. Dazu benötigt ihr entsprechende Administrationsrechte der entsprechenden Seite bzw. des Workspaces.
Einstellungen
Anschließend nehmt ihr alle gewünschten Einstellungen vor. Folgende Möglichkeiten stehen euch zur Verfügung:
- Name:
Die App muss nicht immer "Dokumente" heißen. Anträge, Formulare, Protokolle, ... - spezifische Namen helfen euren Kollegen sich schneller zu orientieren. - Aktiv:
Wenn das Häkchen gesetzt ist, ist die App für alle Nutzer sichtbar, sonst können sie nur die Admins sehen. Sofern ihr als Admin erst alle Dokumente in Ruhe hochladen möchtet, könnt ihr die App erst deaktivieren und wenn alle Dokumente "fertig" hochgeladen sind, für alle Kollegen aktiv schalten. Alternativ könnt ihr hier auch inaktive Apps erstellen, auf die somit nur die Admins Zugriff haben. - Zeige Autoren:
Diese Funktion erstellt eine zusätzliche Spalte in der Dokumentenübersicht mit dem Namen des Kollegen, der das Dokument hochgeladen hat, bzw. zuletzt bearbeitet hat. Details, wo diese Einstellung Auswirkungen hat, könnt ihr hier nachlesen. - Benachrichtigung bei neuen Dokumenten:
Mit der Aktivierung dieser Funktion werden die Kollegen über den Upload neuer Dokumente in der Benachrichtigungsglocke informiert. - Berechtigungen:
Definiert, wer Dokumente hochladen darf - und sofern Nutzer das Recht innehaben, auch wer Dokumente löschen darf.
Dateien hochladen
Das Hochladen von Dateien geht in der Dokumenten-App ganz einfach. Am oberen rechten Rand der App seht ihr den Pfeil, der nach oben auf den Strich zeigt.
Über den Pfeil gelangt ihr in den Explorer eures Desktop-Geräts und könnt hier die entsprechenden Dateien wählen. Diese werden in dem Ordner in COYO hochgeladen, in dem ihr auf Hochladen geklickt habt.
Ordner in der Dokumenten-App
Ihr könnt in einer einzelnen App ganze Ordnerstrukturen anlegen. Theoretisch sind keine Grenzen gesetzt, wie viele Unterordner ihr erstellt.
Wo ihr euch genau befindet, seht ihr in der Navigationsleiste in der App:
Innerhalb der Ordner könnt ihr Dokumente und Ordner verschieben.
Und solltet ihr mal aus Versehen die App löschen, findet ihr hier die Anleitung, wie ihr eure Dateien wieder findet.
