Ihr könnt in COYO nicht nur Office-Dokumente hochladen, ihr könnt sie auch direkt in COYO bearbeiten. Dazu benötigt ihr:
1. eine aktive Microsoft Integration (Add-On)
2. das Recht "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten", das in der Administration vergeben wird.
2. das Recht "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten", das in der Administration vergeben wird.
Die "Bearbeiten in Office"-Funktion von COYO funktioniert mit allen Microsoft Office Versionen ab Office 2013*.
Hinweise:
- Die Microsoft 365-Integration von COYO befindet sich zur Zeit in einer Beta-Phase. Sobald diese Beta-Phase beendet ist, kann die M365-Integration als kostenpflichtiges Add-On erworben werden, um alle Funktionen weiterhin wie gewohnt zu nutzen.
- Die Systemrolle External Community Member verfügt nicht über das Recht "Dateien mit Microsoft Office bearbeiten". Da Systemrollen nicht bearbeitet oder verändert werden können, gibt es derzeit keine Möglichkeit, externen Nutzern dieses Recht einzuräumen.
Office-Dokumente in COYO bearbeiten
Um mit COYO ein Office-Dokument (z. B. docx) bearbeiten zu können, benötigt ihr das entsprechende Recht (Integrationen > Dateien mit Microsoft Office bearbeiten).
Sofern ihr das Recht innehabt, verändert sich die Vorschau von Dokumenten und auch die weiteren Optionen des Dokumentes, um einen neuen Menüpunkt. In der Dokumenten-Vorschau wird die Option "Bearbeiten" angezeigt:
Über den "Bearbeiten"-Knopf öffnet ihr das entsprechende Dokument nun direkt aus COYO heraus - in diesem Falle in Microsoft Word.
Auch über der Dokumenten-App habt ihr die Option, das Dokument direkt zu Bearbeiten:
Es hat Vorteile, wenn ihr eure Dateien nicht erst herunterladet, sondern direkt bearbeitet:
- Wenn ihr Änderungen innerhalb des Dokumentes speichert, sind diese direkt in COYO gespeichert.
Somit ist das Dokument direkt für alle Kollegen aktuell aufrufbar. - Ihr habt eine Historie, die für alle Kollegen abrufbar ist. So könnt ihr im Zweifel eine ältere Version wiederherstellen.
- Eure Kollegen sehen, wenn das Dokument in Bearbeitung ist.
- Eure Kollegen sehen, wer das Dokument gerade bearbeitet.
Wer kann die Dateien entsperren?
Die Dateien kann jeder entsperren, der das Recht hat, die Dokumente-App zu bearbeiten.
Fehlermeldung beim Hochladen von bearbeiteten Office Dokumenten - Einstellungen im Trust-Center prüfen
Wenn ihr eine Fehlermeldung beim Hochladen der bearbeiteten Office365 Dokumente erhaltet, kann die Ursache eine fehlende Einstellung im Trust-Center der jeweiligen Microsoft Office Anwendung sein. Die genutzte Schnittstelle von Microsoft stuft Seiten aus dem Internet pauschal als "unsicher" ein. Das lässt sich über das Trust-Center einstellen. Unter der Option "Vertrauenswürdige Speicherorte" tragt ihr die URL eurer COYO Cloud Umgebung ein.
Hinweis:
Mehr zur Microsoft 365 Integration erfahrt ihr auch hier.
*Hinweis zu älteren Office Versionen
Die grundsätzliche Technologie (WebDAV) ist auch bei Office 2010 gleich; nur die Art wie Office auf die WebDAV-Resource gelenkt wird, ist eine andere.
Die jetzt verwendeten Office Protokoll Handler gibt es ab Office 2010 SP2.
Mit Office 2010 - Service Pack 2 könnte "Bearbeiten in Office" also funktionieren, allerdings unterstützen wir Office 2010 nicht und können dementsprechend auch keinen Support dafür bieten.
Die jetzt verwendeten Office Protokoll Handler gibt es ab Office 2010 SP2.
Mit Office 2010 - Service Pack 2 könnte "Bearbeiten in Office" also funktionieren, allerdings unterstützen wir Office 2010 nicht und können dementsprechend auch keinen Support dafür bieten.
Wir empfehlen die "Bearbeiten in Office"-Funktion grundlegend ab Windows 8 oder höher. In Verbindung mit Windows 7 gibt es mit dieser Funktion einige Einschränkungen, weil Windows 7 nur TLS 1.0 unterstützt. Und TLS 1.0 wird aufgrund der großen Sicherheitslücken nicht mehr von COYO unterstützt. Mit dieser Vorgehensweise sichern wir uns gegen das Ausnutzen der Sicherheitslücken ab.
