Diese Inhalte erwarten euch hier:
- Allgemeine Informationen
- Suchfilter richtig nutzen
- Suchvorschläge in COYO
- Einfluss von Umlauten auf die Suche
- Gibt es Unterschiede zwischen der "normalen" und der Suche nach Hashtags?
- Bedeutung der Zeit in der globalen Suche
- Verwendung von Suchoperatoren
- Gewichtung der Suchergebnisse in COYO
- O365 Dateien aus SharePoint Online in COYO finden
- G-Suite Dateien finden
Allgemeine Informationen
Die Suche in COYO ist immer dann das probate Mittel, wenn ihr etwas sucht aber nicht wisst, wo ihr es findet. Ihr findet sie auf Höhe der Navigation oder könnt sie mit dem per Kurzbefehl aktivieren, indem ihr die Taste "s" drückt. Ihr befindet euch anschließend direkt im Suchfeld könnt euren Suchbegriff eingeben.
Die Suche berücksichtigt bei der Ausgabe der Ergebnisse eure Berechtigungen und zeigt euch alle Inhalte an, auf die ihr Zugriffsrechte habt. Eine genaue Beschreibung über die Funktionsweise der Suche findet ihr in unserer Dokumentation.
Das sind die wichtigsten Infos, die ihr wissen solltet:
- Volltextsuche:
Wenn ein Suchbegriff eingegeben wird, dann durchsucht COYO alles. Das heißt auch Dateien und Chats. - Filter:
Für die bessere Übersicht in den häufig zahlreichen Suchergebnissen gibt es Filter, die eine Eingrenzung erleichtern.
Aktuell kann nach dem Typ des Beitrags, der letzten Bearbeitung, dem Veröffentlichungsort und dem Autor gefiltert werden. - Vorschläge:
COYO lernt und schlägt euch andere Ergebnisse vor, wenn ein offensichtlicher Typo vorliegt.
Suchfilter richtig nutzen
Ihr sucht nach einem bestimmten Inhalt, wisst aber nicht mehr genau, wo dieser zu finden ist. Für diesen Fall sind die Filter eure erste Wahl!
- Typ: Hier werden euch alle Beitragstypen angezeigt, in denen euer Suchbegriff gefunden wurde
- Geändert: Ihr könnt hier anhand des Zeitraums Einschränkungen vornehmen, beispielsweise einen Filter auf die aktuellsten Dokumente setzen
- Ort: Hier werden alle Seiten, Workspaces und Events aufgelistet, die den gesuchten Begriff enthalten
- Autor: Wenn ihr wisst, wer den gesuchten Inhalt veröffentlicht hat, dann ist dies der genaueste und schnellste Filter
Beispiel:
Ihr sucht ein Dokument und wisst noch, dass es in einem Chat ist. In diesem Fall könnt ihr die globale Suchfunktion verwenden und dann einfach auf den Filter "Nachrichten" klicken. Wenn ihr sogar wisst um welchen Chat es sich handelt, könnt ihr euer Ergebnis noch weiter eingrenzen. Wählt einfach den entsprechenden Absender/Empfänger aus.
Ihr sucht ein Dokument und wisst noch, dass es in einem Chat ist. In diesem Fall könnt ihr die globale Suchfunktion verwenden und dann einfach auf den Filter "Nachrichten" klicken. Wenn ihr sogar wisst um welchen Chat es sich handelt, könnt ihr euer Ergebnis noch weiter eingrenzen. Wählt einfach den entsprechenden Absender/Empfänger aus.
Suchvorschläge in COYO
Sobald ihr anfangt, einen Begriff in die Suchliste einzutippen, liefert die Suche euch automatisch Vorschläge zu einem möglichen Suchbegriff. So findet ihr schneller genau das, wonach ihr sucht. Zusätzlich liefert die Suche euch exaktere, bessere und detailliertere Auszüge der Suchergebnisse.
Einfluss von Umlauten auf die Suche
Ihr seid euch nicht ganz sicher, ob das Wort mit oder ohne Umlaut geschrieben wurde? Kein Problem! COYO unterscheidet hier nicht, bedeutet:
Wenn in einem Beitrag das Wort "Ästhetik" steht, dann findet ihr den Beitrag sowohl unter der Schreibweise "Ästhetik", als auch "Aesthetik".
Wenn in einem Beitrag das Wort "Ästhetik" steht, dann findet ihr den Beitrag sowohl unter der Schreibweise "Ästhetik", als auch "Aesthetik".
Gibt es Unterschiede zwischen der "normalen" und der Suche nach Hashtags?
Ja, gibt es. Wir möchten euch den Unterschied an einem Beispiel verdeutlichen:
Die "normale" Suche in COYO sucht immer nach dem ganzen Wort, welches ihr eingebt. Das heißt: Wenn ihr nach dem Begriff "Marketing" sucht, werden alle Objekte gefunden, welche das Wort "Marketing" enthalten. Folglich auch "#marketing", weil "Marketing" ein Teil von "#marketing" ist.
Die "normale" Suche in COYO sucht immer nach dem ganzen Wort, welches ihr eingebt. Das heißt: Wenn ihr nach dem Begriff "Marketing" sucht, werden alle Objekte gefunden, welche das Wort "Marketing" enthalten. Folglich auch "#marketing", weil "Marketing" ein Teil von "#marketing" ist.
In der Hashtag-Suche findet ihr aber nicht die Objekte, welche "Marketing" enthalten, wenn ihr nur nach "#marketing" sucht, weil bei der Suche nach Hashtags nur die gesamten Hashtags gesucht werden.
Bedeutung der Zeit in der globalen Suche
Die Zeitangabe auf der rechten Seite der Suchtreffer zeigt euch an, wann der gefundene Inhalt zuletzt aktualisiert wurde. Bei einem Timeline Eintrag ist dies zum Beispiel die Zeit, wann dieser Eintrag erstellt und bei einemNutzer, wann das Profil des Nutzers das letzte Mal aktualisiert wurde:
Verwendung von Suchoperatoren
Wenn ihr die Suche noch genauer steuern möchtet, könnt ihr folgende Operatoren zusammen mit euren Suchbegriffen eingeben. Wir haben euch verschiedene Beispiele aufgelistet, die das veranschaulichen:
UND-Suche (AND)
Beispiel: Marketing AND PlanLiefert Ergebnisse, welche die Begriffe "Marketing" und "Plan" enthalten.
Hinweis: Dies ist der Standard und muss nicht extra eingegeben werden.
ODER-Suche (OR)
Beispiel: Marketing OR Plan
Liefert Ergebnisse, die entweder "Marketing" oder "Plan" enthalten. Also bspw. auch "Renten Plan" oder "Marketing Budget".
Liefert Ergebnisse, die entweder "Marketing" oder "Plan" enthalten. Also bspw. auch "Renten Plan" oder "Marketing Budget".
Suche mit Platzhalter (*)
Beispiel: Plan*
Liefert Ergebnisse mit Begriffen, die mit dem Wort "Plan" beginnen. Das Sternchen symbolisiert einen Platzhalter für beliebige weitere Zeichen. Dies würde also beispielsweise Ergebnisse für "Planung" oder "Planbarkeit" usw. finden. Das Sternchen kann an beliebiger Stelle außer am Anfang eingesetzt werden.
Liefert Ergebnisse mit Begriffen, die mit dem Wort "Plan" beginnen. Das Sternchen symbolisiert einen Platzhalter für beliebige weitere Zeichen. Dies würde also beispielsweise Ergebnisse für "Planung" oder "Planbarkeit" usw. finden. Das Sternchen kann an beliebiger Stelle außer am Anfang eingesetzt werden.
Exakte Suche (")
Beispiel: "Marketing Plan"
Liefert Ergebnisse für den exakten Begriff "Marketing Plan". Beide Begriffe müssen in genau dieser Reihenfolge im Ergebnis vorkommen. Benutzt die Anführungszeichen, wenn ihr den exakten Begriff kennt, nach dem ihr suchen möchtet.
Liefert Ergebnisse für den exakten Begriff "Marketing Plan". Beide Begriffe müssen in genau dieser Reihenfolge im Ergebnis vorkommen. Benutzt die Anführungszeichen, wenn ihr den exakten Begriff kennt, nach dem ihr suchen möchtet.
Suchbegriffe ausschließen (-)
Beispiel: Marketing -Plan
Liefert Ergebnisse in denen der Begriff "Marketing", aber nicht "Plan" vorkommt.
Liefert Ergebnisse in denen der Begriff "Marketing", aber nicht "Plan" vorkommt.
Operatoren gruppieren (())
Beispiel: (Marketing OR Business) AND Plan
Jetzt wird es etwas komplizierter. Die Klammern werden benötigt, wenn ihr eine Reihenfolge in mehrere Operatoren bringen möchtet. In diesem Beispiel werden Ergebnisse geliefert, die entweder "Marketing Plan" oder "Business Plan" enthalten. Verwende Klammern immer, wenn ihr unterschiedliche Operatoren kombinieren möchtet.
Jetzt wird es etwas komplizierter. Die Klammern werden benötigt, wenn ihr eine Reihenfolge in mehrere Operatoren bringen möchtet. In diesem Beispiel werden Ergebnisse geliefert, die entweder "Marketing Plan" oder "Business Plan" enthalten. Verwende Klammern immer, wenn ihr unterschiedliche Operatoren kombinieren möchtet.
Gewichtung der Suchergebnisse in COYO
Bei einer Suchfrage wird der gesamte Inhalt des Suchindex durchsucht. Dabei wird eine Abfrage auf alle Inhalte und deren Felder abgesetzt. Ein Treffer ergibt sich sobald der Suchbegriff in einem dieser Felder gefunden wurde:- Benutzer (Name, E-Mail und alle Profilfelder)
- Landing-Pages (Name, Hashtags im Namen und Inhalt der Landing-Page inkl. Hashtags)
- Seiten (Name, Beschreibung und Übersetzungen)
- Workspaces (Name und Beschreibung)
- Dateien (Name, Beschreibung und Datei Inhalt)
- Blog-Artikel (Name, Inhalt, Kommentare und Teaser)
- Listen-Einträge (Name, Inhalte des Eintrages und Kommentare)
- Wiki-Artikel (Name, Inhalt und Kommentare)
- Timeline-Einträge (Autor, Ziel, Inhalt des Eintrag, Inhalt des Share, Kommentare und Namen der Anhänge)
- Apps (Name und Inhalt)
- Chat-Nachrichten (Autor, Ziel, Nachricht und Anhänge)
- Kommentare (Inhalt)
- Events (Name, Beschreibung und Ort)
- Forum-Einträge (Name, Inhalt und Anhänge)
- Aufgaben (Name und Beschreibung)
Jedes gefundene Resultat wird anschließend nach seiner Relevanz bewertet. Hierfür werden die folgenden Faktoren berücksichtigt:
- Häufigkeit des Vorkommens des Suchbegriffs in einem Feld
- Häufigkeit des Suchbegriffs im ganzen Index (nur relevant bei mehreren Suchbegriffen)
- Länge des Inhalts (Beispiel: Wird der Suchbegriff in einem Titel gefunden, wird dieser Fund höher bewertet, als wenn der Begriff in einem längeren PDF-Inhalt etc. gefunden wird)
Hinweis:
Durch die vielen Faktoren und die unterschiedliche Anzahl von Inhalten lässt sich keine konkrete Formel bereitstellen, die errechnet, wie wichtig ein einzelner Inhalt im gesamten ist.
Durch die vielen Faktoren und die unterschiedliche Anzahl von Inhalten lässt sich keine konkrete Formel bereitstellen, die errechnet, wie wichtig ein einzelner Inhalt im gesamten ist.
O365 Dateien aus SharePoint Online in COYO finden
Ab dem Cloudrelease 22 werden Dateien aus SharePoint Online über die Suche in COYO gefunden. Oberhalb der Suchergebnissen aus COYO werden euch die drei Top Resultate aus SharePoint Online angezeigt. Es gibt zwei Optionen:
- Mit Klick auf die Datei öffnet sich diese in der jeweiligen Applikation oder
- Die Nutzer klicken auf „Zeige alle Resultate“: Es öffnet sich ein neuer Tab und die Nutzer gelangen in eine umfangreichere Suchergebnisliste in SharePoint Online.
Hinweis:
Voraussetzung für das Finden von Dateien aus SharePoint Online ist die Aktivierung der O365 Integration.
G-Suite Dateien finden
Auch Dateien aus Google Drive werden in die Suchergebnisse von COYO angezeigt. So findet ihr viel schneller, wonach ihr gerade sucht. COYO zeigt euch die Anzahl der Suchtreffer in Google Drive sowie derer aus COYO an. Mit einem Klick gelangt ihr zum gewünschten Inhalt.
Hinweis:
Um die Funktion zu nutzen, muss Die G Suite Integration in eurem Unternehmen aktiviert sein und ihr müsst euch mit eurem Google Konto in COYO einloggen. Mehr dazu lest ihr hier.
Um die Funktion zu nutzen, muss Die G Suite Integration in eurem Unternehmen aktiviert sein und ihr müsst euch mit eurem Google Konto in COYO einloggen. Mehr dazu lest ihr hier.
