Wie ihr neue Nutzer lokal anlegen, auch wieder löschen und anonymisieren könnt, erfahrt ihr hier.
Nutzer lokal anlegen
Neue Nutzer können nur von euren Administratoren angelegt werden.
Unter "Administration" > "Benutzerverwaltung" findet ihr die bereits angelegten Nutzer und könnt neue Nutzer hinzufügen, indem ihr auf den entsprechenden Knopf klickt.
Das Hinzufügen der Nutzer ist denkbar einfach: Die Pflichtfelder sind der Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse und das Passwort (wenn ihr nicht die Willkommens E-Mail auslöst).
Vergesst ihr eins, bekommt ihr eine entsprechende Meldung.
Schickt am besten immer eine Willkommens E-Mail mit den Zugangsdaten direkt aus dem System an den neuen Nutzer.
Und wir empfehlen euch auch, die neuen Nutzer direkt zu aktivieren. Ihr spart euch im Nachhinein die einzelne Aktivierung.
Hinweis:
Jeder neue Nutzer hat beim Erstellen automatisch die sogenannte Standard-Rolle, wenn ihr eine eingestellt habt. Diese legt für eure Nutzer den minimalen Spielrahmen fest, in dem sie Aktionen innerhalb der Plattform ausführen dürfen.
Im zweiten Reiter, unter "Erweitert", könnt ihr kleine manuelle Anpassungen für eure Nutzer vornehmen. Soll zum Beispiel ein Doktor-Titel im Namen angezeigt werden, könnt ihr dies über den "Anzeigename" regeln.
Tipp:
Erleichtert euren Nutzern den Log-in, indem sie nicht jedes Mal ihre vollständige E-Mailadresse eintippen müssen. Unter "Alternativer Loginname" könnt ihr z. B. Kürzel für den Log-in vergeben. Wichtig hierbei ist, dass das Kürzel einzigartig sein muss.
Nutzer bearbeiten
Wenn ihr einen Nutzer bearbeiten wollt, könnt ihr dies unter "Administration" > "Benutzerverwaltung" tun, indem ihr den bereits angelegten Nutzer raussucht und den entsprechenden "Bearbeiten" Knopf klickt.
Anschließend könnt ihr alle Felder anpassen (z.B. ein neues Passwort setzen oder die E-Mail Adresse bearbeiten).
Hinweis:
Bitte beachtet, dass das Ändern der Option URL / Erwähnungen (Slug) dazu führt, dass bestehende Links und Erwähnungen in Inhalten nicht mehr funktionieren werden. Das Benutzerprofil Widget ist hiervon nicht betroffen.
Nutzer löschen
Das vollständige Löschen von Nutzern, also soweit, dass in eurer Umgebung keinerlei Aktivität von gelöschten Nutzern angezeigt wird, ist in Haiilo nicht möglich.
Der Grund hierfür ist, dass diese Nutzer in Haiilo mit anderen Nutzern interagiert haben (z. B. Posts veröffentlicht haben, auf die reagiert wurde; Artikel in Blog-Beiträgen verfasst). Jegliche Aktion in Haiilo, die durch den gelöschten Nutzer ausging, ist verknüpft mit anderen Daten, die sonst verloren gehen würden.
Möchtet ihr einen Nutzer zunächst einfach nur löschen, geht das in der Administration über die Benutzerverwaltung indem ihr einen Nutzer auswählt und auf "Löschen" klickt.
Nutzer anonymisieren
Für einen gelöschten Nutzer können die personenbezogenen Daten aber über eine Anonymisierung entfernt werden. Somit ist der Datenschutz ehemaliger Mitarbeiter gewährleistet.
Ihr könnt diese Einstellung in der Administration unter "Allgemeine Einstellungen" > "Gelöschte Nutzer anonymisieren" festlegen.
Dort legt ihr auch fest, ab welchem Zeitpunkt nach der Löschung ein Nutzer anonymisiert werden soll:
Ein anonymisierter Nutzer sieht später in der Oberfläche so aus:
FAQ
Wieso ist mein Nutzer nach dem Anlegen nicht zu finden?
Prüft zunächst, ob der neue Nutzer schon aktiviert ist. Dazu muss in der "Benutzer erstellen"-Maske der Haken gesetzt sein. Ihr könnt einfach herausfinden, ob der betreffende Nutzer bereits aktiviert ist, indem ihr in der Benutzerverwaltung nach inaktiven Benutzern filtert. Dazu klickt ihr einfach auf das Filter-Symbol und wählt den Filter "Zeige inaktive" aus. Dort könnt ihr den Nutzer dann auch nachträglich aktivieren.
Kann ich nachträglich eine Willkommens-Mail versenden?
Der Ablauf in Haiilo ist so vorgesehen, dass eine Willkommens-Mail für neue Nutzer nur beim Erstellen und Einladen eines neuen Nutzers generiert und verschickt werden kann. Ein zweiter, nachträglicher Versand ist daher aktuell nicht möglich.
Kann ein Nutzer mehrere E-Mail-Adressen haben und kann eine Adresse mehrfach vergeben werden?
Die E-Mail-Adressen sind in Haiilo das Alleinstellungsmerkmal und können daher nur ein einziges Mal vergeben werden. Jeder Nutzer benötigt eine eigene E-Mail-Adresse zum Einloggen. Das ist auch der Grund, warum ein Nutzer nicht mehrere Mail-Adressen zum Einloggen in Haiilo haben kann.
Kann ein Nutzer unsichtbar angelegt werden?
Es ist nicht möglich, bestimmte Nutzer in der Kollegenliste zu verstecken. So lange ein Nutzer aktiviert ist und sich in Haiilo anmelden können soll, ist er auch für alle Mitarbeiter im Unternehmen sichtbar.
Haiilo dient als Social Intranet zum Vernetzen, dem Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls innerhalb des Unternehmens und zum gemeinsamen Austausch. Das würde sich eher kontraproduktiv auf alle anderen Kollegen auswirken.
Wo ist der Unterschied zwischen gelöschten und deaktivierten Nutzern?
Generell können sich beide Nutzer nicht mehr in Haiilo anmelden, aber der Unterschied zwischen einem deaktivierten und einem gelöschten Nutzer liegt darin, dass ein gelöschter Nutzer anonymisiert werden kann.
Wenn ihr die Funktion der Anonymisierung nicht nutzt, ist die Einteilung in die zwei Kategorien immer noch eine Hilfe, um den Überblick über ausgeschiedene und temporär abwesende Nutzer zu behalten (z. B. Elternzeit).
Tipp:
Nutzer, die nur temporär abwesend sind, sollten deaktiviert und nicht gelöscht werden.
Wie können gelöschte Nutzer wiederhergestellt werden?
Wenn ein gelöschter Nutzer bereits anonymisiert wurde, kann er nicht wiederhergestellt werden. Das heißt nach Ablauf der von euch definierten Anonymisierungs Frist ist der Nutzer unwiederbringlich gelöscht.
Hinweis:
Der gesetzte Standard der Anonymisierung beträgt 2 Tage. Wir empfehlen dennoch eine Frist von mindestens 30 Tagen zu setzen, um etwaigen Wünschen nach Exporten der Benutzerdaten nachkommen zu können. (DSGVO)
Sofern der Nutzer nur gelöscht und nicht anonymisiert ist, kann er wiederhergestellt werden. Dazu klickt ihr zunächst auf die drei Punkte der Optionen vom entsprechenden Mitarbeiter und anschließend auf "Benutzer wiederherstellen". Der Nutzer ist wieder hergestellt, jedoch vorerst auf inaktiv gestellt. Nach einer Aktivierung des Nutzers, kann sich dieser umgehend wieder in eurer digitalen Heimat anmelden.
Ich habe aus Versehen einen Nutzer gelöscht und kann seine E-Mail-Adresse nicht mehr für einen Account verwenden. Ist es möglich, dies rückgängig zu machen?
In Haiilo Home ist die E-Mail-Adresse das Alleinstellungsmerkmal. Diese können nicht doppelt vergeben werden. Sofern ihr also einen Nutzer gelöscht habt, der jetzt wieder im Unternehmen tätig ist (z. B. Mutterschutz, Sabbatjahr,...) habt ihr zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit Nr. 1
Sofern ihr eure Nutzer nicht anonymisiert, könnt ihr den Nutzer in der Benutzerverwaltung reaktivieren. Dafür sucht ihr entweder nach dem betroffenen Nutzer oder filtert in der Benutzerverwaltung nach "Gelöschte anzeigen" und wählt dort über die drei Punkte der Optionen "Benutzer wiederherstellen" aus. Dies geht auch noch, wenn die Frist zum Anonymisieren noch nicht abgelaufen ist.
Möglichkeit Nr. 2
Tauscht die E-Mail-Adresse bei dem gelöschten Nutzer durch eine "Dummy E-Mail-Adresse" aus. Dafür filtert ihr in der Benutzerverwaltung nach "Gelöschte anzeigen" und bearbeitet den betroffenen Nutzer. Im E-Mail-Feld tragt ihr einen Dummy, wie z. B. no-reply@de.de, ein. Anschließend könnt ihr einen neuen Nutzer mit der richtigen E-Mail-Adresse anlegen.