Wie und wo kann ich neue Nutzer anlegen?
Neue Nutzer können nur von euren Administratoren angelegt werden. Unter "Administration" > "Benutzerverwaltung" findet ihr die bereits angelegten Nutzer und könnt neue (lokale) Nutzer hinzufügen, indem ihr auf den entsprechenden Knopf klickt.
Füllt die Pflichtfelder aus und schickt eine Willkommens-Mail mit den Zugangsdaten direkt aus dem System an den neuen Nutzer.
Hinweis:
Jeder neue Nutzer hat beim Erstellen automatisch die sogenannte
Standard-Rolle. Diese legt für eure Nutzer den
minimalen Spielrahmen fest, in dem sie Aktionen innerhalb der Plattform ausführen dürfen. Diese Rolle könnt ihr selbstverständlich anpassen.
Welche Daten benötige ich zum Hinzufügen neuer Nutzer?
Das Hinzufügen der Nutzer ist denkbar einfach: Die Pflichtfelder sind die Minimalanforderung, vergesst ihr dabei ein Feld, erhaltet ihr eine Meldung.
Pflichtfelder sind nur der Vor- und Nachname und die E-Mail-Adresse.
Wir empfehlen euch, die neuen Nutzer direkt zu aktivieren. Ihr spart euch im Nachhinein die einzelne Aktivierung.
Im zweiten Reiter, unter "Erweitert", könnt ihr kleine manuelle Anpassungen für eure Nutzer vornehmen. Soll zum Beispiel ein Doktor-Titel im Namen angezeigt werden, könnt ihr dies über den "Anzeigename" regeln.
Tipp:
Erleichtert euren Nutzern den Log-in, indem sie nicht jedes Mal ihre vollständige E-Mailadresse eintippen müssen. Unter "Alternativer Loginname" könnt ihr z. B. Kürzel für den Log-in vergeben. In unserem Beispiel kann sich der Kollege Bernd in Zukunft einfach über "bjansen" + Passwort einloggen und spart sich die Domain.
Wichtig hierbei ist, dass das Kürzel als Alleinstellungsmerkmal fungiert. Die Initialen, "bj", als Log-in reicht dann nicht aus, wenn beispielsweise noch eine Britta Jacobs im Unternehmen arbeitet und die selben Initialen als Log-in nutzen würde.
Wieso ist mein Nutzer nach dem Anlegen nicht zu finden?
Prüft zunächst, ob der neue Nutzer schon
aktiviert ist. Dazu muss in der
"Benutzer erstellen"-Maske der Haken gesetzt sein. Ihr könnt einfach herausfinden, ob der betreffende Nutzer bereits aktiviert ist, indem ihr in der
Benutzerverwaltung nach
inaktiven Benutzern filtert. Dazu klickt ihr einfach auf das Filter-Symbol und wählt den Filter
"Zeige inaktive" aus. Dort könnt ihr den Nutzer dann auch nachträglich aktivieren.
Kann ich nachträglich eine Willkommens-Mail versenden?
Der Ablauf in COYO ist so vorgesehen, dass eine Willkommens-Mail für neue Nutzer nur beim Erstellen und Einladen eines neuen Nutzers generiert und verschickt werden kann. Ein zweiter, nachträglicher Versand ist daher aktuell nicht möglich.
Kann ein Nutzer mehrere E-Mail-Adressen haben und kann eine Adresse mehrfach vergeben werden?
Die E-Mail-Adressen sind in COYO das Alleinstellungsmerkmal und können daher nur ein einziges Mal vergeben werden. Jeder Nutzer benötigt eine eigene E-Mail-Adresse zum Einloggen. Das ist auch der Grund, warum ein Nutzer nicht mehrere Mail-Adressen zum Einloggen in COYO haben kann.
