Um eure Nutzer in COYO zu importieren, habt ihr verschiedene Möglichkeiten. Wir weisen euch hier die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten auf.
Wie ihr was macht, lest bitte in den folgenden Artikeln nach:
Anlegen von lokalen Nutzern innerhalb von COYO
Innerhalb von COYO besteht eine einfache und intuitive Möglichkeit, neue Nutzer einzuladen:
In der Administration habt ihr die Möglichkeit sogenannte lokale Nutzer zu kreieren.
Diese Nutzer sind nur in eurer COYO Umgebung gespeichert und haben ansonsten keine Verbindung zu anderen Systemen.
In der Administration habt ihr die Möglichkeit sogenannte lokale Nutzer zu kreieren.
Diese Nutzer sind nur in eurer COYO Umgebung gespeichert und haben ansonsten keine Verbindung zu anderen Systemen.
Vorteile:
- Einfache und intuitive Handhabung durch Eingabe im COYO Frontend
- Schnelle und direkte Umsetzung innerhalb weniger Minuten - auch ohne technisches Know-How
- Bei einer geringen Nutzerzahl und/oder geringer Fluktuation der Mitarbeiter wenig Aufwand
Nachteile:
- Für den erstmaligen Nutzerimport ist diese Variante bei großen Nutzerzahlen aufwändig
- Manueller Aufwand bei jedem Mitarbeiterwechsel
Verwendung von automatischen Benutzerverzeichnissen mit terminierten Jobs
Benutzerverwaltung per Hand ist oft nicht möglich - das mag an Sicherheitsanforderungen oder der großen Nutzeranzahl liegen.
COYO bietet euch eine einfache, wenn auch technisch anspruchsvollere Lösung:
Über Benutzerverzeichnisse könnt ihr automatisiert "Jobs" ablaufen lassen, die zu festgesetzten Zeitpunkten eure Nutzerdaten mit denen aus einem zentralen Verzeichnis abgleichen. Zur Auswahl stehen euch AD (Active Directory), LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), wobei beide das LDAP-Protokoll verwenden, jedoch für Active Directory eine zusätzliche Möglichkeit besteht, auf nur eine Domäne zu begrenzen. Als weitere Option besteht die Möglichkeit die Nutzer über Google Workspace Admin SDK oder MS Graph zu importieren.
Vorteile:
- Synchronisation und Abgleich sind voll automatisiert
- Manuelle Korrekturen und Fehler entfallen
- Bei einer großen Nutzerzahl die effizienteste Möglichkeit der Datenübertragung
- Unsere Experten unterstützen bei Bedarf bei der Konfiguration der Einstellungen in der COYO Administration
Nachteile:
- Aufsetzen und Initialisierung sind mit technischem Aufwand verbunden
- Eine Synchronisation funktioniert nur bei entsprechender Konfiguration eures Benutzerverzeichnisses
- Für das korrekte Setup und die Netzwerkfreischaltung seid ihr selbst verantwortlich und benötigt ggf. Unterstützung durch den Anbieter des Verzeichnisses
Hinweis:
COYO liest Benutzerverzeichnisse nur aus. Es erfolgt keine Eintragung in euer Benutzerverzeichnis, wenn sich Daten dahingehend unterscheiden, dass sie in COYO vorhanden sind, im Verzeichnis aber nicht.
Nutzer per API-Schnittstelle anlegen
COYO verfügt über ein umfangreiches API (Application Programming Interface).
Über die Verwendung dieser Schnittstelle können bei Vorliegen des passenden "Schlüssels" auch Nutzer angelegt werden. In unserer REST API Dokumentation stellen wir eine umfangreiche Liste aller möglichen API Calls bereit. Bei ausreichender Vorkenntnis ist es auch möglich, hier unter Verwendung eines geeigneten Tools Nutzer anzulegen.
Die Alternative: ein zertifizierter COYO Partner oder unsere qualifizierten Operatoren. Hierbei wird ein Entgelt fällig, welches sich nach dem Aufwand richtet. Bei Interesse könnt ihr die Leistung ganz einfach über unseren Service Desk anfragen.
Die Alternative: ein zertifizierter COYO Partner oder unsere qualifizierten Operatoren. Hierbei wird ein Entgelt fällig, welches sich nach dem Aufwand richtet. Bei Interesse könnt ihr die Leistung ganz einfach über unseren Service Desk anfragen.
Vorteile:
- Nutzer werden direkt angelegt
- Einmalig höherer Aufwand
- Gute Vorbereitung möglich
- Einfache Handhabe im Nachhinein
Nachteile:
- Vertiefendes technisches Wissen benötigt oder Consulting Budget erforderlich
- Ein automatisierter Import erfolgt nicht
Nutzer via CSV-Datei importieren
Ab Version 23 lassen sich Nutzer und Gruppen auch per CSV-Datei direkt über die Applikation importieren. Das kann die Aushilfe sein, wenn ihr einen LDAP-Server habt, diesen aber nicht mit dem COYO-Server verbinden könnt/wollt.
Dies ist vermutlich die einfachste und schnellste Methode, welche aber dafür einige Einschränkungen beinhaltet.
Vorteile:
- Schneller und einfacher Import von vielen Nutzern und Gruppen
- CSV-Datei kann aus einem LDAP-Server generiert werden
- Nutzerinformationen lassen sich durch erneutes Einfügen der Datei aktualisieren
- Kein zusätzlicher technischer Aufwand durch Konfiguration von Firewall, LDAP-Server etc.
Nachteile:
- Nicht alle Nutzerinformationen können verwendet werden
- Nutzer können nicht mit dem Status "Inaktiv" angelegt werden, was eine Abfrage von Nutzungsbedingungen/AGBs verhindert.
