Jede Hauptfunktion in COYO hat automatisch eine Übersichtsseite. Diese Übersicht findet ihr bei Seiten, bei Workspaces und der Kollegenliste.
Ihr erleichtert euren Kollegen die Orientierung in COYO, indem ihr Übersichtsseiten nach einem von euch festgelegten System ordnet, sortiert und gruppiert. Wir finden, das geht am besten mithilfe von Kategorien!
Wie kann ich Kategorien erstellen und verwalten?
Seiten
Ihr benötigt das Recht "Verwalten von Kategorien" im Bereich Seiten. Sofern ihr dieses Recht innehabt, erscheint das Feld "Kategorie hinzufügen".Nun können beliebige Kategorien hinzugefügt werden. Diese können beim Anlegen einer neuen Seite oder beim Bearbeiten von bestehenden Seiten zugewiesen werden.
Workspaces
Ihr benötigt das Recht "Verwalten von Kategorien" im Bereich Workspaces. Auch hier gilt: Die Bezeichnung der Bereiche liegt ganz bei euch und ihr könnt beliebige Kategorien ergänzen. Diese können beim Anlegen eines neuen Workspaces oder beim Bearbeiten eines bestehenden zugewiesen werden.Kollegenliste
Die Kategorien in der Kollegenliste folgen einer anderen Logik: Sofern eure Mitarbeiter selbst lokal ihre Profile verwalten, entstehen die Kategorien durch die eingetragenen Eigenschaften in den Freitextfeldern, die eure Kollegen benutzen.Sofern ihr die Werte für die Felder im Profil aus einem Active Directory bezieht, werden die Kategorien dadurch definiert. Alternativ könnt ihr Profilfelder auch per API anpassen, dass z.B. nur Drop-Down möglich ist und somit die Kategorien auch eingeschränkt sind.
Wie kann ich die Reihenfolge innerhalb der Kategorien ändern?
Bewegt den Mauszeiger über den Namen der Kategorie. Es erscheinen drei Icons mit verschiedenen Optionen. Klickt auf das Icon mit den Pfeilen und zieht ihr das Element nach oben oder unten.
Wie sehen die Übersichtsseiten anschließend aus?
Seiten
Auf der Übersichtsseite bekommen eure Kollegen einen Überblick, welche Seiten es innerhalb eurer digitalen Heimat gibt. Mithilfe einer gut sortierten Kategorieübersicht gelangen eure Nutzer schnell zu den für sie relevanten Ergebnissen. Damit die entsprechenden Labels beim Anlegen der Seite gesetzt werden können, sollten eure Administratoren diese vorher definieren:
Bei der Benennung habt ihr grundsätzlich freie Hand. Wir empfehlen euch zu überlegen, welche möglichen Themencluster es bei euch im Unternehmen gibt und zum Start die Auswahl nicht zu umfangreich zu gestalten. Die häufigsten Kategorien sind Unternehmensbereichen (z. B. Abteilung, Standort, Business Units) oder funktionalen Seiten (z. B. Hilfe, News) zugeordnet.
Bei der Benennung habt ihr grundsätzlich freie Hand. Wir empfehlen euch zu überlegen, welche möglichen Themencluster es bei euch im Unternehmen gibt und zum Start die Auswahl nicht zu umfangreich zu gestalten. Die häufigsten Kategorien sind Unternehmensbereichen (z. B. Abteilung, Standort, Business Units) oder funktionalen Seiten (z. B. Hilfe, News) zugeordnet.
Workspaces
Workspaces sind eure Möglichkeit, flexibel Arbeitsgruppen zu bilden und Raum für Selbstorganisation und Austausch zwischen Teams oder Bereichen zu bieten. Gerde in diesem Bereich sollte mit Kategorien gearbeitet werden, da die Anzahl an Workspaces mit der Zeit ansteigt.
Hier sollte jedem Workspace eine Kategorie zugewiesen werden. Für den Start ist es hilfreich zwischen Projekt-, Produkt-, Freizeit- bzw. Interessen-, Team- und Service- oder Hilfe-Workspaces zu unterscheiden.
Kollegenliste
Die Kollegenliste erhält ihre Kategorien über die Profilfelder. Die Felder "Abteilung" und "Standort" im Profil legen fest, welche Kategorien zur Verfügung stehen. Kollegen, die nichts angegeben haben, werden unter N/A geführt.
COYO basiert auf Freiwilligkeit und Selbstorganisation. Wenn ihr euren Mitarbeitern die Freiheit gebt, ihre Profilfelder selbst zu bearbeiten und zu aktualisieren, dann solltet ihr die Abteilungsleiter bzw. Teamverantwortlichen sensibilisieren und dazu motivieren, dass sie ihr Profil pflegen und als Vorbild agieren.
Wenn ihr Wildwuchs von Anfang an unterbinden möchtet, ist unsere Empfehlung ein Active Directory anzubinden und den Nutzern das Recht zu entziehen, bestimmte Profilfelder selbstständig zu bearbeiten (z. B. Abteilung, Standort). So könnt ihr sicherstellen, dass alle einheitliche Werte haben und grundsätzliche Informationen vorhanden sind.
Eine weitere Möglichkeit wäre es, via API die Art der Profilfelder beispielsweise auf ein Drop-Down-Feld zu ändern. Womit euere Nutzer ihr Profil zwar eigenständig bearbeiten können und sollen, aber die Werte, aus denen sich die Navigation ihre Filter zieht, festgelegt sind.
Hinweis:
Es gibt derzeit einen Bug in Internet Explorer 11. Übersetzungsschlüssel werden im IE11 nicht richtig angezeigt, wenn Drop-Down-Felder in Benutzerprofilen via API konfiguriert wurden.
Es gibt derzeit einen Bug in Internet Explorer 11. Übersetzungsschlüssel werden im IE11 nicht richtig angezeigt, wenn Drop-Down-Felder in Benutzerprofilen via API konfiguriert wurden.
