Als Admin einer Seite oder Community habt ihr die Möglichkeit, diese mit ergänzenden Funktionen auszustatten. Diese Funktionen nennen wir Apps. Jede dieser Apps hat eigene Eigenschaften und Anwendungsfälle. So können Apps beispielsweise Dokumente verwalten oder Wikis darstellen.
Übersicht der Apps
Eine Übersicht aller verfügbaren Apps findet ihr in der Administration. Dort stellt ihr ebenfalls ein, welche Apps ihr zur Nutzung auf Seiten oder in Communities aktivieren oder nur für Moderatoren freigeben wollt.
Für diesen Bereich benötigt ihr bestimmte Rechte (Zugriff auf die Administration + "Verwaltung von Apps und Widgets").
Einige Apps erlauben es vielfältige Änderungen in Haiilo vorzunehmen und sind daher nicht für den "Standard-Nutzer" ausgelegt. Daher ist es sinnvoll einige Apps auf Experten zu beschränken. Wir empfehlen dies für folgende Apps zu tun: Tippspiel.
Hinweis:
Neu hinzukommende Apps sind standardmäßig zunächst deaktiviert. Hier müsst ihr aktiv den Haken setzen, um diese nutzbar zu machen.
Apps hinzufügen
Auf Seiten und in Communities könnt ihr über die linke Navigation Menüpunkt "App erstellen" auswählen, um Apps hinzuzufügen. Sofern ihr eine neue Seite oder neue Community anlegt, zeigt euch Haiilo an, dass dort noch keine Apps vorhanden sind. Dann könnt ihr außerdem über "Erstelle jetzt die erste App" Apps hinzufügen.
Sobald ihr auf eine der genannten Optionen klickt, öffnet sich der Katalog aller verfügbaren Apps.
Ihr wählt die App, die ihr ergänzen möchtet und gelangt dann in den weiteren Prozess zum Aufbau der App. Dort könnt ihr unter anderem den Namen und Link zur App oder Autoren festlegen. Je nach App stehen euch unterschiedliche Einstellungen zur Verfügung.
Ihr wollt Änderungen an einer vorhandenen App vornehmen? Das geht ganz einfach über die jeweiligen App-Einstellungen. Sobald ihr mit der Maus über die App geht, erscheint ein Kontextmenü, mit dem ihr die Einstellungen erreicht.
Apps verschieben
Ihr könnt Apps auf einer Seite oder in einer Community innerhalb von App-Gruppen sortieren. Dazu wählt ihr wieder über die linke Navigation einen entsprechenden Menüpunkt aus: "Gruppe erstellen".
Diese Gruppen könnt ihr nach euren Bedürfnissen benennen. Die einzelnen Apps verschiebt ihr per Drag & Drop zwischen den Gruppen.
Das Verschieben von Apps zwischen verschiedenen Seiten oder Communities ist aktuell nicht möglich.
Beispiele für die Verwendung von Apps
Wie ihr bereits wisst, hat jede App eigene Eigenschaften und Anwendungsfälle. Man könnte auch sagen: es gibt Generalisten und Spezialisten. Wir haben euch einige Beispiele zu den häufigsten Anwendungsfällen zusammengestellt:
- Blog: Veröffentlichen von Neuigkeiten, Hintergrundgeschichten und ausführlichen Informationen
- z. B. Intranet-News, offizieller Blog der Geschäftsführung, Protokolle
- Timeline: Veröffentlichen von kurzen Beiträgen zur schnellen Kommunikation (Pinnwand)
- z. B. Updates, Absprachen in Projekten und Teams
- Inhalt: Abbilden von schicken Layouts sowie Designs und übersichtliche Strukturen
- z. B. Historie des Unternehmens, Übersicht von Ansprechpartnern, Magazin
- Wiki: Darstellen von umfangreichen und textlastigen Informationen in Artikeln sowie Kapiteln
- z. B. Handbücher, FAQs, Glossar
- Aufgaben: Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit in Teams / Projekten
- z. B. To Do-Listen, Festhalten von Deadlines und Verantwortungsbereichen
- Events: Zu Veranstaltungen des Unternehmens einladen und Nutzer informieren
- z. B. Kongresse, Betriebsfeiern, Seminare
- Forum: Diskussionen und Hilfemöglichkeiten schaffen sowie Kollaboration auf Haiilo steigern
- z. B. Ideenmanagement, Verbesserungsvorschläge
- Formular: Organisation von Inhalten und Einsammeln von Feedback
- z. B. Bestellformular, Anmeldeformular, Anträge, Umfragen
- Liste: Organisation und Übersicht von Inhalten
- z. B. Bestellung von Büromaterial, Abrechnung, Urlaubsplaner, Themensammlungen
- Dokumente: Dokumentenablage und einfache Zusammenarbeit an Dokumenten
- z. B. Vorlagen, Richtlinien, Archive
Darüber hinaus gibt es viele weitere Anwendungsmöglichkeiten. Hier sind eurer Kreativität keine Grenzen gesetzt.
Tipp:
Bis auf die Timeline können alle Apps auf Seiten oder in Communities mehrfach verwendet werden.
FAQ
Was passiert, wenn Apps deaktiviert werden?
Wird eine App nachträglich deaktiviert, dann ist sie ab sofort nicht mehr für Standardnutzer sichtbar. Nur noch Administratoren der jeweiligen Seite oder der Community können auf die App und deren Inhalte zugreifen. Die Inhalte bleiben im Hintergrund erhalten und können über die Suche gefunden werden. Wird die App erneut aktiviert, steht die App wieder allen Nutzern zur Verfügung.
Welche Voraussetzungen sind nötig, um Apps hinzuzufügen?
- Rechte des Nutzers
- Aktivierung der App
- Administrationsrechte für den jeweiligen Bereich (Seiten, Communities)
Tipp:
Wir empfehlen, die Verwaltung von Apps auf Seiten auf bestimmte Nutzergruppen einzuschränken. Die Seiten stellen den klassischen Intranet-Bereich innerhalb von Haiilo dar und dienen dazu Nutzer zu informieren. Hier sprechen wir vom Content Management, welches in der Regel von bestimmten Nutzergruppen innerhalb des Unternehmens verantwortet wird (z. B. Interne Kommunikation, Marketing).