Wo ist der Unterschied zwischen gelöschten und deaktivierten Nutzern?
Generell können sich beide Nutzer nicht mehr in COYO anmelden, aber der Unterschied zwischen einem deaktivierten und einem gelöschten Nutzer liegt darin, dass ein gelöschter Nutzer anonymisiert werden kann.
Wenn ihr die Funktion der Anonymisierung nicht nutzt, ist die Einteilung in die zwei Kategorien immer noch eine Hilfe, um den Überblick über ausgeschiedene und temporär abwesende Nutzer zu behalten (z. B. Elternzeit).
Tipp:
Nutzer, die nur temporär abwesend sind, sollten deaktiviert und nicht gelöscht werden.
Kann ich Nutzer vollständig aus COYO löschen?
Das vollständige Löschen von Nutzern, also soweit, dass in eurer Umgebung keinerlei Aktivität von gelöschten Nutzern angezeigt wird, ist in COYO nicht möglich.
Der Grund hierfür ist, dass diese Nutzer in COYO mit anderen Nutzern interagiert haben (z. B. Posts veröffentlicht haben, auf die reagiert wurde; Artikel in Blog-Beiträgen verfasst). Jegliche Aktion in COYO, die durch den gelöschten Nutzer ausging, ist verknüpft mit anderen Daten, die sonst verloren gehen würden.
Für einen gelöschten Nutzer können die personenbezogenen Daten über eine Anonymisierung entfernt werden. Somit ist der Datenschutz ehemaliger Mitarbeiter gewährleistet.
Ihr könnt diese Einstellung in der Administration unter "Allgemeine Einstellungen" > "Gelöschte Nutzer anonymisieren" festlegen. Dort legt ihr auch fest, ab welchem Zeitpunkt nach der Löschung ein Nutzer anonymisiert werden soll:
Ein anonymisierter Nutzer sieht später so aus:
Wie können gelöschte Nutzer wiederhergestellt werden?
Anonymisierte Nutzer
Die Identitäten gelöschter Nutzer können nicht wiederhergestellt werden. Nach Ablauf der, von euch definierten, Frist ist der Nutzer unwiederbringlich gelöscht.
Hinweis:
Der gesetzte Standard der Anonymisierung beträgt 2 Tage. Wir empfehlen dennoch eine Frist von mindestens 30 Tagen zu setzen, um etwaigen Wünschen nach Exporten der Benutzerdaten nachkommen zu können. (DSGVO)
Nicht anonymisierte Nutzer
Sofern eure, aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Mitarbeiter, weiterhin mit Namen erkennbar sind, könnt ihr diese Nutzer wiederherstellen. Dazu klickt ihr zunächst auf die drei Punkte der Optionen vom entsprechenden Mitarbeiter und anschließend auf "Benutzer wiederherstellen".
Der Nutzer ist wieder hergestellt, jedoch vorerst auf inaktiv gestellt. Nach einer Aktivierung des Nutzers, kann sich dieser umgehend wieder in eurer digitalen Heimat anmelden.
Ich habe aus Versehen einen Nutzer gelöscht und kann seine E-Mail-Adresse nicht mehr für einen Account verwenden. Ist es möglich, dies rückgängig zu machen?
In COYO ist die E-Mail-Adresse das Alleinstellungsmerkmal. Diese können nicht doppelt vergeben werden. Sofern ihr also einen Nutzer gelöscht habt, der jetzt wieder im Unternehmen tätig ist (z. B. Mutterschutz, Sabbatjahr,...) habt ihr zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit Nr. 1
Sofern ihr eure Nutzer nicht anonymisiert, könnt ihr den Nutzer in der Benutzerverwaltung reaktivieren. Dafür sucht ihr entweder nach dem betroffenen Nutzer oder filtert in der Benutzerverwaltung nach "Gelöschte anzeigen" und wählt dort über die drei Punkte der Optionen "Benutzer wiederherstellen" aus. Dies geht auch noch, wenn die Frist zum Anonymisieren noch nicht abgelaufen ist.
Möglichkeit Nr. 2
Tauscht die E-Mail-Adresse bei dem gelöschten Nutzer durch eine "Dummy E-Mail-Adresse" aus. Dafür filtert ihr in der Benutzerverwaltung nach "Gelöschte anzeigen" und bearbeitet den betroffenen Nutzer. Im E-Mail-Feld tragt ihr einen Dummy, wie z. B. no-reply@de.de, ein. Anschließend könnt ihr einen neuen Nutzer mit der richtigen E-Mail-Adresse anlegen.
