Typische Beispiele für die Nutzung einer Wiki App sind Glossare, Richtlinien, FAQs oder Prozessbeschreibungen. Zudem wird sie oft in Bereichen wie IT oder HR genutzt, um Abläufe oder, im Falle von HR, sogar das On-Boarding für neue Mitarbeiter abzuwickeln.
Mithilfe dieses Artikels erklären wir euch, wie ihr die App in euer Haiilo einbindet und wie ihr ganz einfach Ordnung und Struktur in die App bringt.
Einstellungen
Wenn ihr euch als Admin auf einer Seite oder in einer Community befindet, wählt ihr über "App hinzufügen" die Wiki-App aus.
Anschließend nehmt ihr alle gewünschten Einstellungen vor.
- Redakteure: Wer darf Artikel im Wiki veröffentlichen: Macht euch hier unbedingt vorab Gedanken. Soll jeder beitragen oder nur die Administratoren des Elements - beides hat Vor- und Nachteile. Der Standard ist hierbei "Admins".
- Startartikel: Soll beim Öffnen der Wiki App direkt ein Artikel als Erstes angezeigt werden? Dies ist hilfreich, wenn ihr für die Wiki App einen Artikel als Erklärung habt und voranstellen möchtet.
- Kommentare und Likes: Möchtet ihr Feedback oder Reaktionen? Dann aktiviert die Kommentare und Likes.
- Je nach Anforderung an das Wiki, ist es nicht immer sinnvoll Kommentare freizuschalten. Die Aussage im Artikel kann abgeschwächt werden, wenn Kollegen anfangen zu debattieren. Ist es jedoch ein Wiki, welches bewusst zur Diskussion gestellt werden soll, z. B. die Erstellung eines Prozesses, können die Kommentare im Nachgang auch deaktiviert werden. Die Kommentare sind bei nachträglicher Deaktivierung nur noch für den Admin der App einsehbar. Sollen Themen ausführlich von euren Mitarbeitern diskutiert werden, lohnt es eher, die Forum-App einzubinden.
- Autor verstecken: Je nachdem wie wichtig es euch ist, kann der Autor der Artikel versteckt werden. Admins können den Autor immer sehen.
Weitere Einstellungen bedarf es für die Wiki-App nicht, ihr könnt ab jetzt sofort loslegen und eure Wiki-Artikel zu erstellen.
Wiki Artikel verfassen und gestalten
Mit einem Wiki Artikel sollen eure Kollegen Informationen einfach und schnell finden sowie aufnehmen können. Entsprechend empfehlen wir euch keine reinen Texte zu verfassen, sondern ein möglichst attraktives Wiki zu gestalten.
Der erweiterte Modus
Mit dem "Erweiterten Modus" könnt ihr die Inhalte veranschaulichen indem ihr die Texte, beispielsweise mit graphischen Elementen, ergänzt. Wenn ihr einen neuen Artikel hinzufügt, seht ihr unten links in der Ecke die Option, den Erweiterten Modus zu aktivieren.
Durch diesen Modus habt ihr die Chance, einen Wiki Artikel mit Widgets zu erweitern. Eurer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Bitte achtet jedoch darauf, dass der Aufbau übersichtlich und strukturiert bleibt. Mehr Informationen zu Widgets findet ihr hier.
Benachrichtigungen
Ein Wiki Artikel erzeugt beim Veröffentlichen eine Benachrichtigung an alle Nutzer des jeweiligen Ortes der Wiki App (z.B. Mitglieder einer Community oder Abonnenten einer Seite).
Diese Benachrichtigung kann bei bereits veröffentlichten Wiki Artikeln mit der Option "Abonnenten über diese Aktualisierung benachrichtigen" auch unterbunden werden, wenn dies nötig sein sollte.
Unterartikel, Verschieben, Drucken, Entwürfe & Duplizieren
Unterartikel
Ob ein Artikel als Unterartikel erscheinen soll, bestimmt ihr im Artikel selbst. Unter "Erstellen in" könnt ihr den Hauptartikel wählen unter welchem der neue Artikel zugeordnet werden soll. Über das kleine "x" entfernt ihr diesen wieder und der Artikel wird zum eigenständigen Artikel:
Neue Unterartikel werden immer unter dem zugeordneten Hauptartikel angezeigt.
Verschieben
Artikel, die ihr in einer Wiki-App neu hinzufügt, werden chronologisch angeordnet. Möchtet ihr die Sortierung anpassen, könnt ihr die Wiki-Artikel per Drag & Drop weiter nach unten oder oben verschieben.
Klickt auf den gewünschten Artikel bis eine gestrichelte Linie erscheint und verschiebt dann den Artikel an die gewünschte Position. Haiilo zeigt euch an, an welche Stelle der Artikel verschoben werden kann. Auf diese Weise könnt ihr außerdem Unterartikel als eigenständige Artikel herauslösen und anders anordnen.
Wiki Apps sind Ansammlungen an Informationen. Da diese im Zweifel auch analog zugänglich sein sollen, ist für Wiki-Beiträge implementiert, dass diese ausgedruckt werden können. Das kann sowohl für einen einzelnen Artikel ausgewählt werden, als auch für ein komplettes Thema mit Haupt- und Unterartikeln.
Öffnet euch den Artikel, den ihr ausdrucken möchtet. Über die drei Punkte rechts neben dem Titel findet ihr als Option "Artikel drucken" / "Artikel mit Unterartikeln drucken".
Bei Auswahl der Variante öffnet sich eine Vorschau, wie der Wiki-Beitrag als Druck aussieht. Anschließend kommt ihr über den Menüpunkt "Drucken" zur Auswahl der Druckmöglichkeit (normaler Drucker oder PDF-Drucker).
Entwürfe
Ein Nutzer, welcher die Berechtigung besitzt einen Wiki Artikel anzulegen, kann diesen auch als Entwurf anlegen.
Diese Artikel sind dann nur für Nutzer einsehbar, welche die gleichen Berechtigungen für die Wiki App besitzen.
Hinweis:
Aktuell können noch keine Sub Artikel für Artikel angelegt werden, welche sich im Entwurfsmodus befinden.
Duplizieren
Ein Wiki Artikel kann jederzeit mit seinem gesamten Inhalt dupliziert werden. Dazu muss der Button "Duplizieren" eines Artikels in der Übersicht oder Detailansicht von einem Nutzer ausgewählt werden, welcher die Berechtigung besitzt einen Wiki Artikel anzulegen.
Ein duplizierter Wiki Artikel wird dann als Entwurf mit dem gleichen Titel plus dem Zusatz "Kopie von" am Anfang angelegt.
Hinweis:
Soziale Interaktionen wie z.B. Likes und Kommentare werden nicht mit dupliziert. Und Sub Artikel werden nicht automatisch mit dupliziert, wenn der Hauptartikel dupliziert wird.
FAQ
Wie lange werden die Labels "Neu" und "Aktualisiert" angezeigt?
Die Label "Neu" und "Aktualisiert" werden jeweils 5 Tage lang angezeigt.