Die Formular App übernimmt Antragstellungen auf digitaler Ebene. Anträge, die sonst per E-Mail eintrudelten oder analog auf Papier eingereicht wurden, könnt ihr mit der Formular-App digital und übersichtlich abwickeln.
Stellt nach eurem Bedarf die Felder zusammen, die eure Kollegen später ausfüllen. Durch einen Klick auf "Senden" wird das ausgefüllte Formular dann an die Administratoren gesendet. Hierbei kann unterschieden werden, was Pflichtfelder und welche Felder optional sind. Gängige Beispiele für die Nutzung der Formular-App sind Urlaubsanträge, Visitenkartenbestellungen, Stammdatenänderungen oder sonstige Anträge.
Wenn ihr euch als Admin auf einer Seite oder in einer Community befindet, wählt ihr über "App hinzufügen" die Formular-App aus. Anschließend nehmt ihr alle gewünschten Einstellungen vor.
Welche Einstellungen solltet ihr in der Formular-App vornehmen?
- Name: Dies ist der Name, der später links in der Navigation der Seite zu sehen sein wird.
Es macht Sinn, hier zu schreiben, was in dieser App beantragt wird. - Aktiv: Wenn das Häkchen gesetzt ist, ist die App für alle Nutzer sichtbar, sonst können sie nur die Admins sehen.
Im Reiter "Allgemein" nehmt ihr folgende Einstellungen vor:
- Titel des Formulars
- Beschreibung zum Formular
- Begrenzung des Formulars. Heißt, darf ein Nutzer mehr als einen Eintrag erstellen.
- Benachrichtigungen, also wer bei neuen Einträgen des Formulars benachrichtigt werden soll (hier könnt ihr zwischen Administratoren und Keiner wählen)
- Einträge anzeigen. Heißt, können einfache Nutzer sich die Einträge anderer angucken. Mehr dazu findet ihr am Ende des Artikels.
Hinweis:
Der Titel des Formulars muss direkt eingetragen werden, da sonst der Erstellungsprozess nicht abgeschlossen werden kann. Alle anderen Einstellungen sind optional vorzunehmen und können auch später ausgewählt werden.
Im zweiten Reiter, "E-Mail Benachrichtigungen", legt ihr fest, ob und welche Nutzer per Mail über neue Einträge im Formular benachrichtigt werden sollen. Hier empfehlen wir dies für Administratoren einzustellen, um die eingehenden Anfragen schnellstmöglich zu bearbeiten.
Hinweis:
Administratoren der Seite bekommen immer eine E-Mail Benachrichtigung wenn diese Option ausgewählt ist. Weitere Nutzer können hier zusätzlich ausgewählt werden.
Administratoren der Seite bekommen immer eine E-Mail Benachrichtigung wenn diese Option ausgewählt ist. Weitere Nutzer können hier zusätzlich ausgewählt werden.
Das Formular erstellen
Das Formular ist nach dem Erstellen der App noch nicht konfiguriert. Ihr müsst nun die Felder auswählen, die eure Nutzer ausfüllen sollen.
Legt die ersten Felder an, indem ihr auf "Neues Feld" klickt. Ein Fenster öffnet sich, in dem ihr aus verschiedenen Feldtypen wählen könnt. Die Erklärungen zu den Funktionsweisen der jeweiligen Felder werden euch neben den Namen der Feldtypen, in der Auswahlübersicht, angezeigt.
Für jedes neue Feld könnt ihr außerdem weitere Einstellungen vornehmen. Ihr könnt,
- dem Feld einen Namen geben,
- festlegen, ob es ein Pflichtfeld sein soll,
- entscheiden, ob es in der Übersicht ein- oder ausgeblendet werden soll,
- dem Feld eine Beschreibung hinzufügen.
Klickt nach der Auswahl der Optionen "Speichern" und das gewünschte Feld wird erstellt.
Ihr könnt euer Formular um beliebig viele Felder erweitern und es so ganz nach eurem Bedarf definieren.
Ihr könnt euer Formular um beliebig viele Felder erweitern und es so ganz nach eurem Bedarf definieren.
Habt ihr bereits Felder erstellt und möchtet sie nachträglich anpassen, kommt ihr über die drei kleinen Punkte zu der Option "Felder konfigurieren".
Hier seid ihr wieder in der Bearbeitungsmaske um Felder hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Hier seid ihr wieder in der Bearbeitungsmaske um Felder hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Einträge auslesen
Der Ersteller der App ist automatisch auch immer ein Admin. Sofern in den Einstellungen nicht gesetzt ist, dass jeder Nutzer die Ergebnisse angucken darf, kann dieses nur der Admin.
Oben rechts in der App findet ihr den Link "Ergebnisse einsehen".
Klickt ihr auf den Link, erscheint eine Übersicht mit allen Formulareinträgen eurer Kollegen und das jeweilige Erstellungsdatum.
Hier habt ihr außerdem die Möglichkeit, mithilfe der Suchleiste nach bestimmten Einträgen explizit zu suchen.