COYO bietet die Möglichkeit, neue Versionen einer Datei hinzuzufügen. Grundsätzlich gilt das für alle gängigen Dateiformate. Es gibt keine Begrenzungen dazu, wie oft eine neue Version hochgeladen werden kann.
Anhand der Historie habt ihr immer die Möglichkeit, Änderungen nachzuvollziehen oder ältere Versionen wiederherzustellen.
Anhand der Historie habt ihr immer die Möglichkeit, Änderungen nachzuvollziehen oder ältere Versionen wiederherzustellen.
Wo finde ich die Option, eine neue Version hochzuladen?
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
- In der Ordnerübersicht könnt ihr über die drei Punkte die Option aufrufen und so direkt eine neue Version hochladen (linke Abbildung).
- Befindet ihr euch bereits in der Vorschau des Dokumentes, klickt auf das kleine Dokumentensymbol mit dem Pluszeichen. Wählt anschließend die Datei auf eurem Rechner die ihr neu hochladen möchtet. Die vorhandene Version wird somit erneuert.
In der Vorschau der Datei seht ihr außerdem rechts den Reiter "Historie". Hier wird der Versionsverlauf angezeigt und hier habt ihr auch die Möglichkeit vergangene Versionen zu öffnen (rechte Abbildung).
Kann ich die Versionierung auch abschalten?
Nein, es ist aktuell nicht vorgesehen, die Versionierung abzuschalten.
Der Hintergrund: Nur über eine Historie ist es möglich, eine ältere Version wiederherzustellen und Inkonsistenz zu vermeiden. Es ist jederzeit ersichtlich, wann das Dokument erneuert wurde und - sofern die Oberfläche entsprechend konfiguriert ist - direkt nachzuvollziehbar, wer die letzte Änderung vorgenommen hat.
Der Hintergrund: Nur über eine Historie ist es möglich, eine ältere Version wiederherzustellen und Inkonsistenz zu vermeiden. Es ist jederzeit ersichtlich, wann das Dokument erneuert wurde und - sofern die Oberfläche entsprechend konfiguriert ist - direkt nachzuvollziehbar, wer die letzte Änderung vorgenommen hat.
Was muss ich einstellen, um neue Versionen in Dokumenten-Widgets hochzuladen?
Um das Dokument im Widget aktualisieren zu können, muss das Recht gesetzt sein, das Layout der entsprechenden Seite/ der Community bearbeiten zu können. Es hängt also davon ab, wo sich das Widget befindet (Startseite, Seiten, Communities):
- Wenn es sich um das Layout einer Community / Seite handelt, müsst ihr Administrator für das entsprechende Element sein.
- Für das globale Layout gilt: Ihr benötigt das Recht "Erstellen und Verwalten von globalen Widgets".
- Für Startseiten gilt: Ihr müsst Administrator der Startseite(n) sein.
Hinweis:
Ob von eurem Dokument automatisch eine neue Version in COYO angelegt wird, hängt mit der Zeitspanne zwischen der letzten Version und dem aktuellen Bearbeiten zusammen. Das bedeutet, wenn seit der letzten Version des Dokuments 30 Minuten vergangen sind, wird automatisch nach dem Bearbeiten eine neue Version angelegt.
