Innerhalb eures Unternehmens könnt ihr via Haiilo sämtlichen Datei-Typen teilen. Ob in einer Dokumenten-App, auf der Timeline oder privat im Chat - einen gemeinsamen Zugriff auf Dateien zu gewähren ist vielseitig möglich.
Nehmen wir an, ihr arbeitet mit einem externen Partner zusammen und möchtet ihm eine Datei zukommen lassen, die in Haiilo ablegt wurde. Natürlich könnt ihr diese Datei herunterladen und via E-Mail versenden, aber es geht auch einfacher: Schickt ihm doch einen Link zu dieser Datei!
Hinweis:
Bitte überprüft zunächst, ob die von euch ausgewählte Datei vertrauliche Informationen beinhaltet und mit Externen geteilt werden darf. Hierzu gelten die entsprechenden internen Regelungen des Unternehmens.
Bitte überprüft zunächst, ob die von euch ausgewählte Datei vertrauliche Informationen beinhaltet und mit Externen geteilt werden darf. Hierzu gelten die entsprechenden internen Regelungen des Unternehmens.
Einen öffentlichen Link erstellen
Um einen öffentlichen Link zu erzeugen, öffnet ihr einfach den Ordner, wo die entsprechende Datei beheimatet ist:
- Rechtsklick auf die drei Punkte
- Option "Datei teilen" auswählen
- Angezeigten Link in die Zwischenablage kopieren
Wenn ein anderer Nutzer auf den Link klickt, startet automatisch ein Download des Dokuments. Falls dieser nicht startet, prüft bitte zunächst, ob ein Adblocker aktiviert ist und den Download möglicherweise blockiert.
Wenn ihr die Datei nicht mehr für Externe zugänglich machen möchtet, könnt ihr den Link einfach deaktivieren. Dazu geht ihr wieder auf "Datei teilen" und klickt anschließend "Link deaktivieren".
Die Person, mit der die Datei geteilt wurde, soll keinen Zugriff mehr auf die Datei haben, aber eine andere? Kein Problem: "Link erneuern" klicken und schon ist der ursprüngliche Zugriff auf die Datei gesperrt, die Datei aber dennoch für andere Personen zum Download bereit.
Ob eine Datei via Link geteilt wurde oder nicht, sehr ihr übrigens an dem kleinen grünen Symbol neben der entsprechenden Datei.
Wieso kann ich keine öffentlichen Links erstellen?
Wenn ein anderes Menü als abgebildete angezeigt wird, ist das entsprechende Recht nicht vergeben: Das Erstellen, Verwalten und Löschen von Dokumenten-Links wird über das Recht "Löschen und Erstellen von öffentlichen Links für Dateien in der Dokumentenbibliothek" gesteuert.
Wenn ihr nicht möchtet, dass Links nach extern verteilt werden, weist nur einem bestimmten Personenkreis das Recht zu oder deaktiviert die Links, wenn sie gerade nicht mehr benötigt werden.
Tipp:
Jeder Haiilo-Kunde hat die Möglichkeit individuelle Nutzungsbedingungen mit seinen Nutzern zu vereinbaren. In diesen kann z. B. ausdrücklich vereinbart werden, mit wem Dokumente geteilt werden dürfen. Euch steht dabei die genaue Ausgestaltung frei. Bearbeiten könnt ihr die Nutzungsbedingungen unter Administration > Nutzungsbedingungen
Was passiert mit dem Link, wenn eine Datei gelöscht wird?
Wenn eine Datei gelöscht wird, ist folglich auch der Link nicht mehr aktiv. Der Nutzer bekommt eine Hinweismeldung, dass die Datei nicht mehr vorhanden ist.
Anders verhält es sich, wenn eine neue Version einer Datei hochgeladen wird: In diesem Fall aktualisiert sich der Link automatisch.