Der Bereich für Human Resources (HR) ist für alle Personalthemen innerhalb eines Unternehmens zuständig. Als einer der wichtigsten Bereiche ist es naheliegend, dass er eine eigene Seite in eurer digitalen Heimat erhält. Je nach Unternehmensgröße und -struktur variiert der Aufbau einer solchen Seite. Wir geben euch anhand eines Praxisbeispiels allgemeingültige Tipps für den Aufbau und die Inhalte.
Ziel der Seite
Bevor es ans Gestalten geht, betrachten wir zunächst die Zielstellung für diese Seite:
- Information der Mitarbeiter zu wichtigen Neuigkeiten, Updates und Events aus dem HR-Team
- Bereitstellung von Vorlagen für die meist genutzten Richtlinien, Anträge und Formulare
- Digitalisierung der häufigsten Fragen von Mitarbeitern an einem zentralen Ort
- Information zu neuen Positionen und Änderungen der Organisationsstruktur
- Kontaktmöglichkeiten und Verantwortungsbereiche des HR-Teams
Umsetzung mit Haiilo
In unserem Beispiel haben wir folgende Apps verwendet:
- Timeline
- Blog
- Events
- Dokumente
- Wiki
- Formular
- Inhalte
Zur besseren Übersicht haben wir zwei App-Gruppierungen genutzt. Im Bereich "HR News" finden die Nutzer Neuigkeiten und Veranstaltungen aus dem HR-Bereich. In der zweiten App-Gruppe "Arbeiten bei Haiilo" sind Richtlinien und Formale zu finden sowie relevante Dokumente abgelegt.
Apps im Detail
- Über die Timeline (hier: "Aktuelles") können Mitarbeiter direkt mit dem HR-Team in Kontakt treten. Dort werden Fragen, die alle betreffen gelöst, da die App für alle sichtbar, auffindbar und somit transparent ist.
- Mithilfe eines Blogs wird auf besondere Aktionen, Stellenausschreibungen, Neuigkeiten oder Entwicklungen im Personalbereich hingewiesen. Die Reichweite dieser Beiträge kann durch das Teilen auf eine oder mehrere Timelines anderer Seiten oder Nutzer erhöht werden.
- Interessante Veranstaltungen, wie Messen oder Kongresse, werden mithilfe der Event-App allen Mitarbeitern zugänglich gemacht. Das trägt zur transparenten Kommunikation bei, da die Mitarbeiter die Chance haben, näher an den Arbeitsalltag der HR-Kollegen heranzurücken.
- Wichtige und oft genutzte Dokumente - wie z. B. Vorlagen, Richtlinien - werden hier in der gleichnamigen App zentral und für alle einfach abrufbar eingestellt.
- Durch ein HR-Wiki ist es leicht möglich alle bestehenden Regelungen sowie häufig gestellte Fragen zusammenzufassen und für alle in einer Übersicht darzustellen. Das Beste daran: Wenn ihr etwas aktualisiert oder ändert, werden die Nutzer per Benachrichtigung automatisch hierüber in Kenntnis gesetzt.
- Mit dem Formular werden auf der Seite typische Anträge und Änderungsmeldungen abgewickelt. Die Mitarbeiter können schnell und direkt ihre Anfragen mitteilen. In unserem Beispiel haben wir ein Formular für Stammdatenänderungen sowie einen Urlaubsantrag gewählt.
- Oftmals ist es nicht einfach den richtigen Ansprechpartner für eine Anfrage zu finden. Mit der Inhalte-App (hier: "Das Team stellt sich vor") haben wir die verschiedenen Verantwortungsbereiche der Teammitglieder aufgelistet. So ist es für die Mitarbeiter leichter, die richte Kontaktperson für ihr Anliegen zu finden.
Beispiel für die Formulare:
Beispiel für die Inhalte-App:
Tipps:
- Mit den "globalen Widgets" bietet euch Haiilo eine zusätzliche Möglichkeit eure Seite zu gestalten. In unserem Beispiel findet ihr eines oberhalb der App-Gruppierungen (Link-Button) sowie eines unterhalb des Titelbildes (Teaser-Widget). Ihr wollt mehr über unsere Widgets erfahren? Dann empfehlen wir euch den korrespondierenden Artikel.
- Wenn ihr mehr über Apps und ihren Einsatz erfahren möchtet, schaut direkt hier vorbei! Wir erklären euch, was Apps sind und geben euch Beispiele aus der Praxis mit an die Hand.