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Google Workspace in Haiilo

  • Aktualisiert
Mit der Integration von Google Workspace* in Haiilo erleichtern wir euch euren Arbeitsalltag. Ihr könnt damit verschiedene Aufgaben im Namen der Google-Konten auf Haiilo ausführen. Dies erspart euch, dieselben Vorgänge mehrmals auszuführen und doppelte Dateien in verschiedenen Umgebungen zu verwalten. Dabei handelt es sich um die Authentifizierung, den Zugriff auf die Dateien von Google Drive und die Synchronisation von Haiilo Events mit dem Kalender von Google.  
(*ehemals G Suite)
 
In diesem Artikel erwarten euch folgende Themen:

 

Hinweis:
Die Integration des Google Workspaces ist ein Add-on zu eurer digitalen Heimat. Für die Aktivierung benötigt ihr einen gültigen Lizenzschlüssel. Erstellt einfach ein Ticket über den Service Desk und unsere Account Manager melden sich bei euch.  

 

Features der Google Workspace-Integration

Log-in

Beim Log-in in Haiilo könnt ihr euch direkt mit Google Workspace anmelden. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Google Workspace-Integration aktiviert ist. Zudem muss die E-Mail-Adresse eures Google-Kontos mit der E-Mail-Adresse in Haiilo übereinstimmen.
 
Wenn die Google Workspace-Integration aktiviert ist, erscheint eine zusätzliche Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm mit der Aufschrift "Anmelden mit Google Workspace".  Jetzt könnt ihr euch mit eurem Google-Konto bei Haiilo anmelden.
 
Bildschirmfoto_2019-10-16_um_16.00.56.png

 

Dateien anhängen

Mit der Google Workspace-Integration hängt ihr Dateien einfach an eure Beiträge an - ob Timeline-Beitrag, als Ergänzung zum Kommentar, im Chat oder als Anhang eines Artikels. Das geht ganz einfach: Ihr wählt die entsprechende Datei (z. B. Bild) aus eurem Google Drive aus und hängt sie an die entsprechenden Beiträge.
 
GSuite-Files-DE.png
 
Sobald ihr "Datei aus Google Workspace wählen" angeklickt habt, öffnet sich ein neues Fenster. Dort wählt ihr die gewünschte Datei aus, die ihr hochladen möchtet und klickt auf "Auswählen".
 
G_Suite-Datei-DE.png
 
Die Berechtigungseinstellungen eurer Dokumente bleiben auch beim Veröffentlichen in Haiilo so, wie ihr sie ursprünglich festgelegt habt. Zudem erscheint zusätzlich ein Warnhinweis, wenn ihr ein privates Dokument posten möchtet.  
 
GSuite-PrivateDatei-DE.png
 

 

Google Kalender

Die Events von Haiilo werden mit eurem Google Kalender synchronisiert, sodass ihr keine Termine mehr doppelt verwalten müsst. Werden die Events in Haiilo verändert (bspw. die Uhrzeit oder das Datum), wird auch automatisch der Termin in eurem Google Kalender aktualisiert. 
 

 

Haiilo Suche

Dateien aus Google Drive werden in die Suchergebnisse von Haiilo integriert. So findet ihr viel schneller, wonach ihr gerade sucht. Haiilo zeigt euch die Anzahl der Suchtreffer in Google Drive sowie derer aus Haiilo an. Mit einem Klick gelangt ihr zum gewünschten Inhalt.
 
G_Suite-Suche-DE.png
 
Sollte die gewünschte Datei nicht in der Liste enthalten sein, leitet Haiilo euch mit einem Klick weiter. Dazu wählt ihr "Alle in Google Drive anzeigen" aus und schon geht die Suche in einem neuen Browserfenster in Google Drive weiter.

 

Google Workspace einrichten

Damit ihr die Google Workspace-Funktionalitäten in vollem Umfang nutzen könnt, muss zunächst die Basis dafür geschaffen werden. Wir zeigen euch mithilfe dieser Anleitung, wie ihr Google Workspace einrichtet.

 

1. Google Workspace Client erstellen

Zunächst erstellt ihr sogenannte Client-Credentials, mit denen Haiilo die Authentifizierung gegenüber Google-Diensten ermöglicht. Diese bekommt ihr von Google über folgenden Weg:
  1. Meldet euch bei console.developers.google.com an
  2. Erstellt ein neues Projekt. Bitte achtet darauf, dass dieses neue Projekt in der ersten Projektauswahl ausgewählt ist.
  3. Öffnet die Google API-Bibliothek über die linke Navigation und sucht dort nach der Google Drive API. Aktiviert diese API.
  4. Geht zurück zur Google API-Bibliothek und sucht nach der Google Kalender API.
    Aktiviert auch diese API.
  5. Geht zu "APIs & Dienste" > "Anmeldedaten" > "OAuth-Zustimmungsbildschirm" und konfiguriert mindestens folgendes:
    1. Name der Anwendung
    2. Autorisierte Domains (die Domain eurer Haiilo Umgebung)
  6. Geht zum Tab "Anmeldedaten" > "Anmeldedaten erstellen" > "OAuth-Client-ID" und konfiguriert mindestens folgendes:
    1. Wählt "Webanwendung"
    2. Autorisierte JS-Quellen (die URL von Haiilo)
    3. die Umleitungs-URL kann später konfiguriert werden, da Haiilo euch mitteilen wird, was ihr hier einfügen müsst
  7. Ihr solltet nun die neuen OAuth-Client-Zugangsdaten in einem sogenannten "Overlay" sehen. Bitte haltet dieses Modul vorerst geöffnet und fahrt zunächst mit der Konfiguration innerhalb von Haiilo fort.

 

2. Konfiguration von Haiilo

Als Nächstes muss der Google OAuth-Client konfiguriert werden, um die Integration von Google Workspace in Haiilo zu ermöglichen. Das geht so:
  1. Meldet euch bei Haiilo als Administrator an, der die Berechtigung hat, Authentifizierungs-Anbieter zu verwalten (Rechte: Zugriff auf Administration + "Verwaltung der Authentifizierungs-Anbieter")
  2. Geht zu "Authentifizierung" > "Authentifizierungs-Anbieter erstellen"
  3. Legt einen Namen für den Anbieter fest. Dieser sollte sorgfältig ausgewählt werden, da er auf dem Login-Button und in der Redirect-URL verwendet wird. Beispiel: "Google Workspace"
  4. Als Nächstes legt ihr den "Typ" fest. Hierbei wählt ihr "OpenID Connect" aus.
  5. Aktiviert das Kontrollkästchen "Aktiv", wenn ihr möchtet, dass der Authentifizierungs-Anbieter auf dem Anmeldebildschirm verfügbar sein soll.
  6. Wählt als Voreinstellung "Google IdP + Integration" aus, was dazu führt, dass die meisten anderen Felder automatisch konfiguriert werden.
  7. Nun fügt ihr die "Client-ID" und das "Client-Secret" aus dem "OAuth-Client" in der Entwicklerkonsole von Google ein (siehe 1. Google Workspace Client erstellen -> 1.6/1.7).
  8. Speichert den Authentifizierungs-Anbieter. Ihr werdet anschließend zur Liste der Authentifizierungs-Anbieter weitergeleitet. Bearbeitet den gerade erstellten Google Workspace-Provider erneut und kopiert die "Weiterleitungs-URL" aus dem blauen Kästchen ganz unten.
  9. Geht zur Google Seite und bearbeitet den "OAuth-Client" und fügt die autorisierte Weiterleitungs-URIs hier ein.
  10. Geht zurück zur Administrationsoberfläche in Haiilo und wählt die "Allgemeinen Einstellungen" aus. Anschließend wählt ihr dort "Google Workspace" als "Aktive Integration" aus dem Drop-Down-Menü aus ("Integration aktivieren").
  11. Bitte stellt in der Administrationsoberfläche sicher, dass alle Rollen, die die Google-Integration nutzen sollen, über die entsprechende Berechtigung verfügen ("Integration > "Google Workspace aktivieren").

 

3. Aktivieren/Deaktivieren der Event Synchronisation pro Nutzer

Die Nutzer können wählen, ob Events von Haiilo mit ihrem eigenen "primären" Google Kalender synchronisiert werden sollen oder nicht.
Das erfolgt so:
  1. Geht in Haiilo zu "Kontoeinstellungen".
  2. Wählt hier aus, ob ihr "Events synchronisieren" möchtet oder nicht.

 

Google Workspace Dateien in Haiilo finden

Mit der Haiilo Suche könnt ihr auch Dateien aus Google Drive finden. Voraussetzung dafür: Ihr habt die Google Workspace-Integration für euer Unternehmen aktiviert und die Nutzer sind mit ihrem Google Konto in Haiilo eingeloggt. 
 
Die Integration erleichtert euch das Suchen nach Inhalten. Ihr müsst nicht überlegen, ob es ein Inhalt in Haiilo oder aus Google Drive ist - ihr nutzt eine Suche, um die relevanten Inhalte zu finden. So findet ihr viel schneller, wonach ihr gerade sucht. Haiilo zeigt euch die Anzahl der Suchtreffer in Google Drive sowie derer aus Haiilo an. Mit einem Klick gelangt ihr zum gewünschten Inhalt.
 
Hinweis:
Euch werden nur die Inhalte aus Google Drive angezeigt, auf die ihr Zugriff habt. 
 
Hinweis:
Um die Funktion zu nutzen, muss die Google Workspace-Integration in eurem Unternehmen aktiviert sein und ihr müsst euch mit eurem Google Konto in Haiilo einloggen. 
 
Google_Drive_Search_Results_DE.png

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